Sie möchten in Ihrem Unternehmen neue Arbeitsbereiche einrichten? Vorsicht, ein solches Vorhaben lässt kaum Raum für Improvisationen. Was sind die Schlüssel zum Erfolg? Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, um den Wandel erfolgreich zu meistern.
Zuallererst ist es entscheidend, sich zu fragen, was bei der Gestaltung von Arbeitsräumen auf dem Spiel steht. Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der neuen Organisation?
- Die Leistung von Teams steigern
- Das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern
- Auf Umweltprobleme reagieren
- Die Arbeitgebermarke aufwerten
- Sich an neue Arbeitsweisen anpassen
Schritt 1: Ein Audit durchführen
Bevor Sie ein solches Projekt in Angriff nehmen, müssen Sie es richtig definieren. Der erste Schritt besteht also darin, ein Audit durchzuführen. Was ist das Ziel? Den Bedarf, die Einschränkungen, aber auch die Erwartungen und Ziele zu kennen... In diesem Zusammenhang ist es wichtig,eine Analyse des Vorhandenen durchzuführen und die Lücken zu ermitteln. Dazu beginnt man am besten mit der Raumplanung: Wie viele geschlossene Büros gibt es derzeit? Sind sie unzureichend oder im Gegenteil überzählig? Muss die Anzahl der Besprechungsräume erhöht werden? Wie hoch ist der Bedarf an Arbeitsplätzen in den einzelnen Abteilungen? Werden Sie Flex-Office einführen? Soll das gesamte Mobiliar im Unternehmen ausgetauscht werden oder können einige Möbelstücke beibehalten werden? Sollen Entspannungs- oder Essbereiche integriert werden?
Nachdem all diese Fragen zu diesem Veränderungsbedarf beantwortet sind, kann in Absprache mit der Geschäftsleitung, den Managern und den Mitarbeitern ein Pflichtenheft für die zukünftige Raumgestaltung erstellt werden.
Schritt 2: Machbarkeitsstudie
Damit das Projekt ohne Schattenseiten umgesetzt werden kann, ist es wichtig, eine Analyse der Räumlichkeiten und eine genaue Prüfung der Pläne durchzuführen. Welche Räume werden genutzt und welche sind nutzbar?
Bevor Sie mit dem Bau beginnen, müssen Sie zunächst ein detailliertes Budget für Ihr zukünftiges Projekt erstellen. Und das ist nicht immer einfach, da die zu berücksichtigenden Kosten so vielfältig und unterschiedlich sind. Die Kosten für Strom, Maurerarbeiten, Sanitäranlagen, Wand- und Bodenbeläge sowie Möbel sollten in den Gesamtplan einbezogen werden.
Nach Abschluss der Machbarkeitsstudie sollten Sie unbedingt prüfen, ob das Projekt allen arbeitsrechtlichen, sicherheitsrelevanten und städtebaulichen Vorschriften entspricht. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie dem Ausschuss für Hygiene, Sicherheit und Arbeitsbedingungen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, damit dieser eine fundierte Stellungnahme zu dem Thema abgeben kann.
Schritt 3: Auswahl der Unternehmen
Sowohl für den Rohbau als auch für den Kauf von Möbeln ist es natürlich ratsam, mehrere Unternehmen, die auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert sind, zu konsultieren und Angebote einzuholen. Dieser Schritt ist wichtig, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, wenn Sie mit dem Bau beginnen. Fordern Sie detaillierte und genaue Kostenvoranschläge an, damit Sie jede einzelne Komponente genauestens prüfen können. Achten Sie nicht nur auf die Preise, sondern auch auf die Arbeitskraft, den Fertigstellungstermin und die Qualitätsversprechen. Und natürlich sollten Sie alle wichtigen Punkte miteinander vergleichen, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
Studie 4: Projektdesign
Der vierte und wichtigste Schritt ist, dass Sie sich mit der konkreten Gestaltung der neuen Arbeitsräume befassen.
Dazu müssen Sie alle Räume planen: Trennwände, gemeinsam genutzte Räume, Namen und Positionen von Personen... Es ist daher ratsam, 3D-Pläne oder ein digitales Modell zu erstellen, um sich besser in das Projekt hineinversetzen zu können. So können Sie die Pläne den Mitarbeitern und Managern vorlegen und ihre Meinung einholen. Dieser Schritt ist unerlässlich, da er es ermöglicht, mögliche Schwierigkeiten vorwegzunehmen.
Sparen Sie nicht bei der Wahl der Möbel, Materialien und Farben und vergessen Sie natürlich auch nicht die Beleuchtung. Neben dem Wohlbefinden der Mitarbeiter ist jedes Detail wichtig, denn es bestimmt das Bild, das externen Besuchern vermittelt wird.
Es ist auch an der Zeit, sich mit der Auswahl der zukünftigen technischen Installationen zu beschäftigen: Heizungen, Elektrifizierung, Klimaanlagen, Belüftung, Schalldämmung...
Schritt 5: Vorläufige Planung
Bevor Sie mit den Bauarbeiten beginnen, müssen Sie unbedingt die einzelnen Schritte der Fertigstellung planen. Berücksichtigen Siedie verlängerten Lieferzeiten für Rohstoffe in der Covid-Zeit sowie die von jedem am Bau beteiligten Gewerk angekündigten Bauzeiten und natürlich die Möglichkeit eventueller Verzögerungen.
Achten Sie auch darauf, dass Sie alle obligatorischen Verwaltungsschritte nicht vergessen: Einreichung der Bauanzeige, Feststellung der Bestandsaufnahme vor den Bauarbeiten durch einen Gerichtsvollzieher, Studium der Miteigentumsordnung...
Schritt 6: Bauüberwachung, Abnahme und Umzug
Um am Ende der Bauarbeiten keine bösen Überraschungen zu erleben, ist es unerlässlich, alle Etappen der Baustelle gemeinsam mit dem Bauherrn zu verfolgen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Entwicklungen auf der Baustelle mit dem angestrebten Endziel übereinstimmen und Fehler bei der Installation vermieden werden.
Nach Abschluss der Arbeiten ist es außerdem wichtig, eine Bauabnahme mit den verschiedenen Dienstleistern zu organisieren, um zu überprüfen, ob alle erstellten Installationen den Vorschriften entsprechen.
Wenn der Tag X näher rückt, ist es wichtig, den Umzug zu begleiten und den Übergang frühzeitig zu organisieren. So sollte der Umzug in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen: zuerst werden die Möbel aufgestellt, dann die Computer- und Telefonkabel verlegt und schließlich die Büroausstattung installiert.
Einige Monate nach dem Einzug in die neuen Arbeitsräume sollten Sie unbedingt eine Umfrage zur Zufriedenheit der Mitarbeiter durchführen, um den Erfolg der Einrichtung zu bewerten und gegebenenfalls einige Anpassungen vorzuschlagen.