¿Quiere crear nuevos espacios de trabajo en su empresa? Cuidado, no hay lugar para la improvisación cuando se hace esto. ¿Cuáles son las claves del éxito? Aquí tienes un resumen de los principales pasos que debes dar para que este cambio sea un éxito.
En primer lugar, es esencial tener en cuenta los aspectos relacionados con el rediseño del espacio de trabajo. ¿Cuáles son los objetivos de la empresa con esta nueva organización?
- Mejorar el rendimiento del equipo
- Mejorar el bienestar de los empleados
- Respuesta a los problemas medioambientales
- Promover la marca del empleador
- Adaptación a nuevas formas de trabajo
Paso 1: Realizar una auditoría
Antes de embarcarse en un proyecto de este tipo, hay que definirlo bien. Así que el primer paso es llevar a cabo una auditoría. ¿El objetivo? Averiguar cuáles son sus necesidades y restricciones, así como sus expectativas y objetivos... Teniendo esto en cuenta, es esencialllevar a cabo un análisis de lo que ya existe e identificar las carencias. Para ello, lo mejor es empezar por la planificación del espacio: ¿cuál es el número actual de oficinas cerradas? ¿Son pocos o demasiados? ¿Hay que aumentar el número de salas de reuniones? ¿Cuáles son las necesidades en cuanto a puestos de trabajo según los departamentos? ¿Se va a adoptar la oficina flexible? ¿Debe cambiarse todo el mobiliario de la empresa, o pueden conservarse algunos? ¿Desea integrar zonas de descanso o de restauración?
Una vez respondidas todas estas preguntas sobre la necesidad del cambio, en consulta con la dirección, los directivos y los empleados, será posible elaborar el pliego de condiciones para la futura distribución del espacio.
Fase 2: Estudio de viabilidad
Para que el proyecto pueda llevarse a cabo sin eclipsamientos, es importante realizar un análisis de los locales y un examen minucioso de los planos. ¿Qué espacios se utilizan y cuáles son aprovechables?
Antes de emprender cualquier obra, hay que elaborar un presupuesto detallado del futuro proyecto. Y esto no siempre es tarea fácil, ya que los costes a tener en cuenta son muy variados. Así que no olvides incluir en el presupuesto global todos los gastos de electricidad, albañilería, fontanería, revestimientos, suelos y mobiliario.
Una vez realizado el estudio de viabilidad, no olvide comprobar que el proyecto cumple todas las limitaciones reglamentarias relativas a la legislación laboral y la seguridad de las personas, sin olvidar la normativa urbanística. Para ello, es importante facilitar al CHSCT toda la información necesaria para que pueda pronunciarse al respecto con conocimiento de causa.
Fase 3: Selección de empresas
Tanto si se trata de obras estructurales como de la compra de muebles, es preferible consultar a varias empresas especializadas en un campo concreto y pedirles presupuestos. Este paso crucial garantizará que no haya sorpresas desagradables cuando empiecen las obras. Pida presupuestos detallados y precisos para poder estudiar cada elemento en detalle. Además del precio, fíjate bien en la mano de obra, el plazo de ejecución y los compromisos de calidad. Y, por supuesto, compare cada punto clave antes de elegir.
Estudio 4: Diseño del proyecto
En cuarto lugar, y no por ello menos importante, por fin te pones manos a la obra con el diseño de la distribución de tus nuevos espacios de trabajo.
Para ello, hay que planificar todos los espacios: compartimentación, espacios compartidos, nombres y puestos de las personas, etc. Por eso es aconsejable elaborar planos en 3D o una maqueta digital para hacerse una mejor idea del proyecto. A continuación, puede presentar los planos a los empleados y directivos y recabar sus opiniones. Se trata de una etapa esencial, ya que permite anticiparse a las dificultades que puedan surgir.
No escatime en la elección del mobiliario, los materiales y los colores, sin olvidar, por supuesto, la iluminación. Además de garantizar el bienestar de su personal, cada detalle cuenta, porque determinará la imagen que se proyecte a los visitantes externos.
También es el momento de plantearse la elección de las futuras instalaciones técnicas: calefacción, electricidad, aire acondicionado, ventilación, aislamiento acústico, etc.
Etapa 5: Calendario provisional
Antes de empezar a trabajar, es esencial planificar las distintas fases del proyecto. Hay que tener en cuentalos plazos de entrega más largos de las materias primas en este periodo de Covid, así como los plazos de trabajo anunciados por cada uno de los oficios que trabajan en la obra y, por supuesto, la posibilidad de que se produzcan retrasos.
También debe tener cuidado de no olvidar todos los trámites administrativos obligatorios, como presentar una declaración de obras, hacer que un agente judicial realice un inventario de las instalaciones antes de realizar las obras, estudiar el reglamento de copropiedad, etc.
Fase 6: Supervisión de la obra, entrega y retirada
Para evitar sorpresas desagradables al final de las obras, es esencial hacer un seguimiento de todas las fases del proyecto con el cliente. El objetivo es garantizar que los avances en la obra se ajustan al objetivo final y evitar cualquier error de instalación.
Al final de las obras, también es importante organizar una entrega in situ con los distintos proveedores de servicios para comprobar que todas las instalaciones son conformes.
Cuando se acerca el gran día, es esencial apoyar el traslado y organizar la transición con suficiente antelación. La mudanza debe realizarse siguiendo un orden preciso: hay que colocar el mobiliario, seguir con el cableado informático y telefónico y, por último, instalar los equipos de oficina.
Unos meses después de mudarse al nuevo espacio de trabajo, no olvide realizar una encuesta de satisfacción entre sus empleados para evaluar el éxito de la nueva distribución y sugerir los ajustes que sean necesarios.