Wie jede Veränderung bringt auch die Integration der Mitarbeiter in ein neues Arbeitsumfeld ihre Gewohnheiten durcheinander und hat Auswirkungen auf die Organisation des Unternehmens. Ein Überblick über die besten Praktiken, die Sie anwenden können, damit dieses Transformationsprojekt unter den besten Bedingungen abläuft.
Führung von Veränderungen, Gebrauchsanweisung
Bevor man eine Begleitung für Veränderungen einsetzt, muss man noch die Hintergründe und Zusammenhänge verstehen.
So besteht ein Change Management darin, jedes Umgestaltungsprojekt innerhalb eines Unternehmens optimal zu begleiten. Was ist das Ziel? Den Mitarbeitern die Akzeptanz von Veränderungen zu erleichtern, die sie verunsichern können, weil sie sie außerhalb ihrer Komfortzone platzieren. Und in diesem Bereich bildet der Einzug in einen neuen Arbeitsbereich keine Ausnahme von der Regel.
Das Hauptziel bei der Einführung eines Veränderungsmanagements besteht also darin, die Mitarbeiter von den Neuerungen zu überzeugen und sie zu Hauptakteuren zu machen, um sie zur Zusammenarbeit zu bewegen. Die Herausforderung ist groß: ihre Ideen aufzuwerten und gleichzeitig die kollektiven und individuellen Erwartungen zu erfüllen.
In diesem Zusammenhang spielen bestimmte Funktionen innerhalb des Unternehmens eine Schlüsselrolle bei der Begleitung des Wandels: die Personalabteilung, die Manager, die Geschäftsleitung und nicht zuletzt die Personalvertretungen und die zu diesem Zweck ernannten Botschafter des Projekts.
Bedürfnisse diagnostizieren
Die Einrichtung neuer Arbeitsräume lässt keinen Raum für Improvisation. Um ein solches Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen Sie sich also die richtigen Fragen stellen:
- Aus welchen Gründen möchte das Unternehmen seinen Arbeitsbereich verändern?
- Entspricht dieser Bedarf einer neuen Arbeitsorganisation, wie z. B. Coworking, Flex Office oder der Einführung von Hybridarbeit?
- Ist das neue Projekt mit einem Umzug verbunden?
- Wie arbeiten die Teams und was sind die Prioritäten?
- Wiesichtbar ist derzukünftige Bedarf, kurz- und langfristig?
Diese erste Diagnose wird es Ihnen ermöglichen, die Anzahl der Arbeitsplätze, geschlossenen Büros, Einzelbüros, Besprechungsräume, Entspannungsräume oder Konferenzräume zu bestimmen, die für die jeweiligen Aktivitäten erforderlich sind.
Mitarbeiter in das neue Projekt einbinden
Um Veränderungen zu akzeptieren, muss sich ein Mitarbeiter engagiert und damit in die zukünftige Gestaltung einbezogen fühlen. Um dies zu erreichen, sind einige gute Praktiken erforderlich:
- Beurteilen Sie potenzielle Widerstände der Mitarbeiter und antizipieren Sie ihre Reaktionen. Es ist entscheidend, zu verstehen, warum sie besorgt sind, um nach geeigneten Lösungen zu suchen und so das Projekt voranzutreiben.
- Ein offenes Ohr für die Erwartungen der Mitarbeiter haben: Umfragen einführen, um herauszufinden, was derzeit fehlt und wie die Arbeitsbedingungen im Alltag verbessert werden könnten.
- Stellen Sie Ideenboxen zur Verfügung, organisieren Sie Brainstormings und Design Thinking-Workshops, Wettbewerbe, um die originellsten Ideen zu belohnen... Das Ziel? Die Visionen der Mitarbeiter und ihre Nutzererfahrung miteinander zu kreuzen.
- Organisieren Sie Abstimmungen, um die Art der Möbel zu wählen.
Es ist wichtig, die Mitarbeiter auf allen verschiedenen Stufen des Projekts einzubeziehen, damit sie sich am Ende in ihrem neuen Raum wiedererkennen. Die Mitarbeiter sollten die Veränderung nicht erleiden, sondern sie sich zu eigen machen.
Kommunizieren Sie über die Ziele der Veränderung
Sobald die ersten Konsultationen durchgeführt, die Bedürfnisse diagnostiziert und das Projekt validiert sind, ist die Kommunikation mit den Teams während des gesamten Projekts einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Letztere werden so das Gefühl haben, ein integraler Bestandteil der getroffenen Entscheidungen zu sein. Wie soll das geschehen? Indem Sie die Mitarbeiter über den Fortschritt des Projekts, die Forschungsphasen und dann die laufenden Arbeiten informieren, z. B. durch den Versand von speziellen Newslettern oder Veröffentlichungen im Intranet des Unternehmens.
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs spielt eine Schlüsselrolle für die Lebensqualität am Arbeitsplatz.
Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern die zukünftigen positiven Auswirkungen dieser neuen Einrichtungen auf ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden zu verdeutlichen.
So können neue Räume für besondere Zwecke geschaffen worden sein: ruhige, vertrauliche, gesellige, entspannende, kollektive, kreative, Coworking- oder Lernumgebungen... Schlüsselfaktoren, um Stress am Arbeitsplatz zu reduzieren, und die man zur Aufwertung seiner Arbeitgebermarke hervorheben sollte.
Um das Beste aus den künftig gemeinsam genutzten Räumen zu machen, sollten Sie sie am besten reglementieren und im Vorfeld über die goldenen Regeln informieren, die es zu beachten gilt. Reservierung von Besprechungsräumen, keine Telefonate oder Gespräche in ruhigen Umgebungen, nach dem Essen hinter sich aufräumen. Eine kleine Erinnerungsspritze in Form einer spielerischen Kommunikation kann ein gutes Mittel sein, um die Verbindung aufrechtzuerhalten und die Erwartung innerhalb der Teams zu wecken.
Führen Sie nach der Einrichtung eine weitere Umfrage durch, um ein erstes Gefühl der Mitarbeiter zu erhalten. Orte sind nicht starr und sollten sich daher nach der Erprobung weiterentwickeln können.
Einweihung der Räumlichkeiten
Jede Veränderung innerhalb eines Unternehmens ist ein wichtiger Schritt, den man ruhig feiern sollte, um seinen Teams eine starke und positive Botschaft zu vermitteln.
Eine Party, ein Umtrunk, ein Escape Game oder auch eine Schnitzeljagd innerhalb der Räumlichkeiten... nutzen Sie die Gelegenheit, um einen festlichen Moment zu organisieren. Was ist das Ziel? Den Mitarbeitern helfen, sich die neuen Räumlichkeiten anzueignen und Kapital in Form von Vertrauen und emotionaler Bindung zu schlagen.
Weitere Informationen über die Begleitung von Veränderungen finden Sie auf unserer speziellen Seite.