Comme tout changement, l’intégration des collaborateurs dans un nouvel environnement de travail bouscule leurs habitudes et a des conséquences sur l’organisation de l’entreprise. Tour d’horizon des bonnes pratiques à mettre en place pour que ce projet de transformation se fasse dans les meilleures conditions.
Conduite du changement, mode d’emploi
Avant de mettre en place un accompagnement au changement, encore faut-il bien en comprendre les tenants et aboutissants.
Ainsi, une conduite du changement consiste à accompagner de façon optimale tout projet de transformation au sein de l’entreprise. L’objectif ? Faire accepter plus facilement aux collaborateurs le changement qui peut les déstabiliser, car il les place en dehors de leur zone de confort. Et dans ce domaine, l’installation dans un nouvel espace de travail n’échappe pas à la règle.
Le but premier de la mise en place d’une conduite du changement est donc de convaincre les collaborateurs du bien-fondé de ces nouveautés et d’en faire des acteurs principaux afin de les amener à coopérer. Le défi est de taille : valoriser leurs idées, tout en répondant aux attentes collectives et individuelle.
Dans cette optique, certaines fonctions au sein de l’entreprise vont endosser un rôle clé dans cet accompagnement du changement : les équipes RH, les managers, la direction, sans oublier les instances représentatives du personnel et les ambassadeurs du projet nommés pour l’occasion.
Diagnostiquer les besoins
L’aménagement de nouveaux espaces de travail ne laisse pas de place à l’improvisation. Mener à bien un tel projet nécessite donc de se poser les bonnes questions :
- Pour quelles raisons l’entreprise souhaite-t-elle modifier son espace de travail ?
- Ce besoin correspond-il à une nouvelle organisation du travail, telle que le coworking, le flex office ou encore la mise en place du travail hybride ?
- Ce nouveau projet implique-t-il un déménagement ?
- Comment travaillent les équipes et quelles sont les priorités ?
- Quelle est la visibilité sur les besoins futurs, à court comme à long termes ?
Ce premier diagnostic va ainsi permettre de définir le nombre de postes, de bureaux fermés, de bureaux individuels, de salles de réunions, de salles de détentes ou encore de salles de conférences nécessaires en fonction de l’activité de chacun.
Engager les collaborateurs dans le nouveau projet
Pour accepter le changement, un collaborateur doit se sentir engagé et donc impliqué dans ce futur aménagement. Pour ce faire, quelques bonnes pratiques s’imposent :
- Évaluer les résistances potentielles des collaborateurs et anticiper leurs réactions. Il est essentiel de comprendre pourquoi ils sont inquiets afin de rechercher des solutions adaptées et ainsi aller de l’avant sur le projet.
- Se montrer à l’écoute des attentes des collaborateurs : mettre en place des enquêtes pour connaître les manques actuels et les moyens qui pourraient améliorer au quotidien leurs conditions de travail.
- Mettre à disposition des boîtes à idées, organiser des brainstormings et des ateliers de Design Thinking, des concours pour récompenser les idées les plus originales… L’objectif ? Croiser les visions des collaborateurs et leur expérience utilisateur.
- Organiser des votes pour choisir le type de mobilier.
Il est important d’inclure les collaborateurs sur toutes les différentes étapes du projet, pour qu’ils se reconnaissent au final dans leur nouvel espace. Les collaborateurs ne doivent pas subir le changement, mais plutôt se l’approprier.
Communiquer sur les objectifs du changement
Une fois les premières consultations menées, les besoins diagnostiqués et le projet validé, la communication avec les équipes tout au long du projet est l’un des facteurs clés de réussite. Ces dernières auront ainsi le sentiment de faire partie intégrante des décisions prises. Comment ? En informant les collaborateurs sur l’avancée du projet, des phases de recherche, puis des travaux en cours au travers d’envois de newsletters dédiées ou de publications sur l’intranet de l’entreprise par exemple.
L’aménagement de l’espace de travail joue un rôle clé dans la qualité de vie au travail.
Il est donc essentiel de souligner aux collaborateurs les futurs effets bénéfiques qu’auront ces nouveaux aménagements sur leur productivité et leur bien-être.
De nouveaux espaces peuvent ainsi avoir été créés pour des usages particuliers : environnements calmes, confidentiels, conviviaux, de détente, collectifs, créatifs, de coworking, dédiés à l’apprentissage… Des facteurs clés pour réduire le stress au travail et qu’il est bon de mettre en avant pour valoriser sa marque employeur.
Pour tirer le meilleur parti des futurs espaces partagés, il est préférable de les réglementer et de communiquer en amont sur les règles d’or à respecter. Réservation des salles de réunion, pas d’usage du téléphone ou de conversations dans les environnements calmes, nettoyage derrière soi après avoir mangé. Une petite piqûre de rappel sous la forme d’une communication ludique peut être un bon moyen de garder le lien et de susciter l’attente au sein des équipes.
Une fois installés, menez une nouvelle enquête pour obtenir le premier ressenti des collaborateurs. Les lieux ne sont pas figés et doivent donc pouvoir évoluer après avoir été expérimentés.
Inaugurer les lieux
Tout changement au sein de l’entreprise est une étape importante qu’il ne faut pas hésiter à célébrer pour transmettre à ses équipes un message fort et positif.
Une soirée, un pot, un escape game ou encore un jeu de piste au sein des locaux… profitez de l’occasion pour organiser un moment festif. L’objectif ? Aider les collaborateurs à s’approprier les nouveaux espaces et capitaliser en termes d’image de confiance et d’attachement affectif.
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