Como ocurre con cualquier cambio, la integración de los empleados en un nuevo entorno de trabajo pone a prueba sus hábitos y tiene consecuencias en la organización de la empresa. He aquí las mejores prácticas que hay que poner en marcha para que este proyecto de transformación se desarrolle sin contratiempos.
Cómo gestionar el cambio
Antes de poner en marcha un programa de gestión del cambio, hay que conocer los entresijos del proceso.
La gestión del cambio consiste en prestar un apoyo óptimo a cualquier proyecto de transformación dentro de una empresa. ¿El objetivo? Facilitar a los empleados la aceptación del cambio, que puede desestabilizarles porque les saca de su zona de confort. Y en este ámbito, la mudanza a un nuevo espacio de trabajo no es una excepción a la regla.
El principal objetivo de la gestión del cambio es, por tanto, convencer a los empleados de las ventajas de estas novedades y convertirlos en actores clave para que cooperen. El reto es importante: sacar partido de sus ideas, respondiendo al mismo tiempo a las expectativas colectivas e individuales.
En este sentido, determinadas funciones de la empresa desempeñarán un papel clave en el apoyo al cambio: equipos de RRHH, directivos, altos cargos, sin olvidar los órganos de representación del personal y los embajadores del proyecto designados para la ocasión.
Diagnóstico de necesidades
No hay lugar para la improvisación cuando se trata de acondicionar nuevos espacios de trabajo. Para llevar a cabo un proyecto de este tipo, hay que plantearse las preguntas adecuadas:
- ¿Por qué quiere la empresa cambiar su espacio de trabajo?
- ¿Corresponde esta necesidad a una nueva forma de organizar el trabajo, como el coworking, la oficina flexible o el trabajo híbrido?
- ¿Este nuevo proyecto implica una mudanza?
- ¿Cómo trabajan los equipos y cuáles son sus prioridades?
- ¿Quévisibilidad tenemos de las necesidades futuras, tanto a corto como a largo plazo?
Esta evaluación inicial nos permitirá definir el número de puestos de trabajo, despachos cerrados, despachos individuales, salas de reuniones, salas de descanso o salas de conferencias necesarios, en función de la actividad de cada persona.
Implicar a los empleados en el nuevo proyecto
Para aceptar el cambio, los empleados deben sentirse comprometidos y, por tanto, implicados en la futura reorganización. Para lograrlo, son esenciales algunas buenas prácticas:
- Evalúe la posible resistencia de los empleados y prevea sus reacciones. Es esencial entender por qué les preocupa, para poder encontrar soluciones adecuadas y seguir adelante con el proyecto.
- Escuche las expectativas de los empleados: establezca encuestas para identificar las deficiencias actuales y las formas de mejorar sus condiciones de trabajo en el día a día.
- Proporcionar cajas de ideas, organizar sesiones de brainstorming y talleres de Design Thinking, concursos para premiar las ideas más originales... ¿El objetivo? Aunar las visiones de los empleados y su experiencia de usuario.
- Organiza votaciones para elegir el tipo de mobiliario.
Es importante incluir a los empleados en todas las fases del proyecto, para que se sientan a gusto en su nuevo espacio. Los empleados no deben someterse al cambio, sino hacerlo suyo.
Comunicar los objetivos del cambio
Una vez realizadas las consultas iniciales, diagnosticadas las necesidades y validado el proyecto, la comunicación con los equipos a lo largo de todo el proyecto es uno de los factores clave del éxito. Esto les hará sentirse parte integrante de las decisiones que se tomen. ¿Cómo conseguirlo? Manteniendo informado al personal sobre el progreso del proyecto, las fases de investigación y el trabajo en curso, por ejemplo enviando boletines informativos o publicándolos en la intranet de la empresa.
El diseño del espacio de trabajo desempeña un papel clave en la calidad de vida laboral.
Por tanto, es esencial insistir ante los empleados en los efectos beneficiosos que estas nuevas instalaciones tendrán en su productividad y bienestar.
Es posible que se hayan creado nuevos espacios para usos específicos: entornos tranquilos, confidenciales, acogedores, relajantes, colectivos, creativos, de coworking o de aprendizaje, etc. Son factores clave para reducir el estrés en el trabajo, y deben destacarse para potenciar la marca de empleador.
Para aprovechar al máximo los futuros espacios compartidos, es preferible regularlos y comunicar de antemano las reglas de oro que deben respetarse. Reservar las salas de reunión, no utilizar el teléfono ni mantener conversaciones en ambientes silenciosos, limpiarse después de comer. Un pequeño recordatorio en forma de comunicación lúdica puede ser una buena manera de mantener el vínculo y crear expectativas en los equipos.
Una vez instalados, realice una nueva encuesta para conocer las impresiones iniciales de los empleados. Los puestos no son inamovibles, por lo que deben poder evolucionar una vez probados.
Inauguración de los locales
Cualquier cambio en la empresa es un paso importante que debe celebrarse para enviar un mensaje fuerte y positivo a sus equipos.
Una fiesta, una recepción con bebidas, un juego de escape o incluso una búsqueda del tesoro en las instalaciones... aproveche la oportunidad para organizar una ocasión festiva. ¿El objetivo?
Ayudar a los empleados a hacer suyos los nuevos locales y aprovechar su imagen de confianza y apego emocional. Para saber más sobre la gestión del cambio,consulte nuestra página dedicada.