Flex office: die 7 Gebote für eine erfolgreiche Einrichtung
Das Flex Office, das dem festen Büro in einem Unternehmen ein Ende setzt, überdenkt die Arbeitsorganisation, indem es den Mitarbeitern eine Vielzahl von Räumen zur Verfügung stellt, die Freiheit und Autonomie garantieren. Flexible Büros sind in der heutigen Zeit der Gesundheitskrise eine Selbstverständlichkeit, da sie die Auslastung des Unternehmens optimieren und gleichzeitig den Austausch und die Kreativität fördern. Um die Vorteile dieses Konzepts nutzen zu können, müssen jedoch einige wichtige Grundsätze bei der Planung beachtet werden.
1. Sich von erfolgreichen Projekten inspirieren lassen
Für ein Unternehmen kann der Übergang von einer "klassischen" Arbeitsorganisation zu einem Flex Office einen Sprung ins Ungewisse bedeuten. Um die Unsicherheiten zu verringern und die richtige Richtung einzuschlagen, kann es daher sinnvoll sein, sich mit emblematischen Einrichtungsprojekten zu beschäftigen. Dabei geht es nicht nur darum, sich inspirieren zu lassen, sondern auch darum, die beste Lösung zu finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens und den Erwartungen der Mitarbeiter entspricht. Es gibt einige Initiativen, die Sie interessieren könnten.
- BETC in Pantin : Das in einem ehemaligen Brachland eingerichtete Gebäude wurde vollständig umgestaltet, damit es den neuen Nutzungen und Arbeitsweisen entspricht. Auf einer Fläche von 20.000 m2 verfügt die Werbeagentur über Büroflächen und Gemeinschaftsräume im Flex Office. Eine Einrichtung, die sowohl den Austausch und das Coworking durch offene Räume fördert, als auch den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich in speziellen Räumen zurückzuziehen.
- Société Générale in Fontenay-sous-Bois: Der Campus Les dunes mit einer Fläche von 126.000 m2 setzte ebenfalls auf Flex-Office-Zusammenarbeit. Bei der Einrichtung des Geländes hat die Société Générale eine Gruppe von Mitarbeitern der neuen Generation herangezogen, um die neuen Büros mitzugestalten und die Erwartungen aller zu erfüllen.
2. Sich mit Planungsexperten umgeben
Die vorangegangenen Initiativen können - und sollten sogar - Ihnen dabei helfen, die Schlüssel für ein erfolgreiches Flex Office zu identifizieren. Dennoch sollten Sie sich eines vor Augen halten: Jedes Projekt ist einzigartig. Aus diesem Grund ist es wichtig, verschiedene Experten zu Rate zu ziehen, um maßgeschneiderte Lösungen zu erhalten. Architekt, QVT-Spezialist (Qualität des Lebens am Arbeitsplatz), Raumplaner für die Büroeinrichtung... all diese Profile sind entscheidend für den Aufbau jeder Facette des Projekts, einschließlich :
- Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen (Sicherheitsstandards, Arbeitsgesetzbuch usw.) ;
- Berücksichtigung der Erwartungen der Mitarbeiter ;
- Berücksichtigung aller Komfortquellen (Helligkeit, Akustik, Wärme usw.) ;
- das Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Arbeitsbereichen ;
- die Nutzung der Räumlichkeiten durch die Mitarbeiter ;
- oder auch die Optimierung der Auslastung der Räumlichkeiten.
3. Neue Arbeitsorganisationen berücksichtigen
Die Einrichtung eines Flex Office entspricht heute nicht mehr denselben Problemen wie noch vor einigen Jahren. Die Arbeitswelt kannte bis vor kurzem hauptsächlich zwei Arten der Organisation: das geschlossene Büro und das Großraumbüro. Jetzt müssen alle neuen Arbeitsformen berücksichtigt werden, die aufgrund der Gesundheitskrise unumgänglich geworden sind. Was ist die Herausforderung? Das Flex Office mit Telearbeit, Coworking und sogar digitalem Nomadentum in Einklang zu bringen. Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, sich mit mehreren Elementen zu beschäftigen.
- Das Ziel von Flex Office : Erhöhung der Auslastung, besseres Jonglieren zwischen Präsenz- und Fernunterricht, Verbesserung der LQT der Mitarbeiter usw.
- Die Organisation des Flex-Office : Verpflichtung oder nicht, Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Anwesenheit im Unternehmen, Zeitplanung usw.
- Flex-Office-Management : Betreuung aus der Ferne, Vermeidung von Isolation, Treffen, Befähigung der Teams usw.
4. Verschiedene Raumtypologien entwerfen
Flex Office bedeutet nicht nur, dass es keine festen Büroräume gibt. Es bedeutet auch, dass verschiedene Arbeitsräume zur Verfügung gestellt werden, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden. Um dies zu erreichen, muss man sich verschiedene Arten von Räumen vorstellen und miteinander kombinieren:
- Bereiche für Einzelarbeit: geschlossenes Büro, Boxen usw. ;
- kollaborative Räume ;
- informelle Arbeitsorte ;
- Bereiche für Präsenz- und Fernsitzungen ;
- oder auch Erholungsräume.
5. In "kleinen Einheiten" denken
Die Gestaltung eines Flex Office sollte nicht wie eine Anhäufung von Arbeitsbereichen aussehen. Stattdessen ist es wichtig, den gesamten Arbeitsplatz als ein Ganzes zu betrachten, das aus kleinen Einheiten besteht, die miteinander interagieren. Die Kohärenz und das Zusammenleben der Räume sind in der Tat entscheidend, um die neue Organisation zum Leben zu erwecken. Auch hier sind wieder mehrere Reflexe erforderlich:
- verschiedene Stimmungen vorschlagen, um jedem Raum Charakter zu verleihen;
- über die Harmonie zwischen den verschiedenen Orten nachdenken ;
- Segmentierung von Räumen, um Abgrenzungen zu schaffen (Trennwände, Farben, Dekoration usw.) ;
- eine Einrichtung schaffen, die es ermöglicht, die Verwendung einer bestimmten Einheit sofort zu verstehen.
6. Stellen Sie die für das Flex-Office benötigte Ausrüstung zur Verfügung.
Wenn es keine festen Büros gibt, stellt sich die Frage nach der Ausstattung, die den Teams zur Verfügung gestellt wird. Denn die Mitarbeiter müssen auf die für ihre Arbeit notwendigen Materialien zugreifen können, ohne dass diese an ihrem Arbeitsplatz gelagert werden. In diesem Sinne ist es unerlässlich, neue Lösungen anzubieten:
- individuelle Aufbewahrungsmöglichkeiten, wie z. B. Schließfächer, schaffen ;
- in Technologien investieren, die Mobilität gewährleisten: Laptop, Cloud-Dienst usw.
- gemeinsam genutzte Werkzeuge zur Verfügung stellen ;
- Planen Sie modulares und erweiterbares Mobiliar, das die Teams nach Lust und Laune umbauen können;
- Mitarbeitern ermöglichen, freie Flächen zu identifizieren und leicht einen Kollegen zu finden, z. B. mithilfe von vernetzten Business-Smartphones.
7. Setzen Sie auf "test and learn".
In der Anfangsphase des Projekts ist es unerlässlich, die Teams in die Umstellung auf Flex Office einzubeziehen. Befragungen, Ideenboxen, Informationsveranstaltungen, Umfragen ... all dies sind Mittel, die eingesetzt werden können, um die Meinung der Mitarbeiter einzuholen und ihre Erwartungen besser zu verstehen. Trotzdem ist es selten, dass die neue Arbeitsorganisation sofort perfekt ist und alle Kästchen ankreuzt. Aus diesem Grund istein " ? test and learn ", der auf Experimenten und Anpassungen beruht, von entscheidender Bedeutung, um die Räume kontinuierlich zu optimieren. Diese Arbeit kann übrigens mehrere Ziele verfolgen:
- Probleme schnell erkennen: abnehmendes Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen, Schwierigkeiten, einen geeigneten Arbeitsbereich zu finden, Bindung der Mitarbeiter an einen bestimmten Bereich usw. ;
- Durchführung von Kurzzeitexperimenten, um diejenigen zu identifizieren, die einem Bedarf entsprechen ;
- regelmäßig die Meinung der Teams einholen, um die Angemessenheit der Organisation und ihrer Entwicklungen zu bewerten.