Oficina flexible: los 7 mandamientos de un diseño de éxito
Acabando con la oficina tradicional, la oficina flexible replantea la organización del trabajo poniendo a disposición de los empleados espacios variados que les ofrecen libertad y autonomía. Se está convirtiendo en una cuestión de rutina a medida que salimos de este periodo de crisis sanitaria, ya que ayuda a optimizar la tasa de ocupación de la empresa, al tiempo que fomenta los intercambios y la creatividad. Pero para aprovechar sus ventajas, hay que respetar una serie de principios clave durante la fase de diseño.
1. Inspírate en proyectos de eficacia probada
Para una empresa, pasar de una organización del trabajo "tradicional" a una oficina flexible puede representar un salto a lo desconocido. Para limitar el número de zonas grises y empezar con buen pie, puede ser útil fijarse en algunos proyectos de desarrollo emblemáticos. Hay muchas cuestiones en juego: la inspiración, por supuesto, pero también determinar la fórmula que mejor responda a las necesidades de la empresa y a las expectativas de sus equipos. A este respecto, hay una serie de iniciativas que pueden interesarle.
- BETC en Pantin : situado en un antiguo descampado, el edificio ha sido completamente reformado para reflejar los nuevos usos y métodos de trabajo. Con una superficie de 20.000 m2, esta agencia de publicidad dispone de plantas de oficinas y espacios de oficina flexibles. La distribución favorece los intercambios y el coworking gracias a los espacios abiertos, al tiempo que permite a los empleados aislarse en zonas específicas.
- Société Générale en Fontenay-sous-Bois: con 126.000 m2, el Campus Les Dunes también ha optado por espacios colaborativos de oficina flexible. Para equipar el campus, Société Générale recurrió a un grupo de empleados de la nueva generación para co-construir las nuevas oficinas y responder a las expectativas de todos.
2. Rodéate de expertos en planificación
Las iniciativas anteriores pueden -y de hecho deberían- ayudarle a identificar las claves del éxito de una oficina flexible. Pero hay algo que debe tener en cuenta: cada proyecto es único. Por eso es fundamental recurrir a una serie de expertos que le ofrezcan soluciones personalizadas. Un arquitecto, un especialista en QWL (calidad de vida laboral), un planificador de espacios para la distribución de la oficina... todos ellos perfiles imprescindibles para construir cada faceta del proyecto, incluyendo :
- cumplimiento de las obligaciones legales (normas de seguridad, código laboral, etc.);
- teniendo en cuenta las expectativas de los trabajadores;
- teniendo en cuenta todas las fuentes de confort (luz, sonido, calor, etc.);
- el equilibrio entre las distintas áreas de trabajo;
- uso de los locales por los empleados ;
- o la optimización del índice de ocupación de los locales.
3. Tener en cuenta las nuevas formas de organización del trabajo
Hoy en día, la disposición de una oficina flexible ya no responde a las mismas cuestiones que hace sólo unos años. Hasta hace poco, el mundo laboral estaba dominado por dos tipos de organización: la oficina cerrada y el espacio abierto. Ahora hay que tener en cuenta todas las nuevas formas de trabajo, que se han hecho imprescindibles a raíz de la crisis sanitaria. ¿El reto? Conseguir que la oficina flexible conviva con el teletrabajo, el coworking e incluso el nomadismo digital. Para lograrlo, es esencial tener en cuenta una serie de elementos.
- El objetivo de la oficina flexible es aumentar la tasa de ocupación, mejorar los malabarismos entre el trabajo presencial y a distancia, mejorar el QWL de los empleados, etc.
- La organización de la oficina flexible : obligación o no, equilibrio entre teletrabajo y presencia en la empresa, planificación, etc.
- Gestión flexible de la oficina : asistencia a distancia, evitar el aislamiento, reuniones, potenciar los equipos, etc.
4. Diseñar diferentes tipos de espacio
La oficina flexible es algo más que la ausencia de una oficina dedicada. También se caracteriza por la disponibilidad de diferentes espacios de trabajo, con vistas a satisfacer todas las necesidades. Para conseguirlo, hay que imaginar y combinar varios tipos de espacio:
- zonas de trabajo individuales: oficina cerrada, cubículo, etc. ;
- espacios de colaboración ;
- lugares de trabajo informales ;
- zonas de reunión presenciales y a distancia ;
- o las zonas de descanso.
5. Pensar en unidades pequeñas
El diseño de una oficina flexible no debe parecerse a una acumulación de espacios de trabajo. Al contrario, es importante pensar en todo el lugar de trabajo como un todo, formado por pequeñas unidades que interactúan entre sí. La coherencia y la cohabitación de los espacios son esenciales para dar vida a la nueva organización. Una vez más, esto requiere una serie de reflejos:
- proponer diferentes ambientes para dar carácter a cada espacio;
- pensar en la armonía entre los distintos lugares;
- segmentar los espacios para crear demarcaciones (tabiques, colores, decoración, etc.);
- crear un diseño que deje claro de inmediato para qué se utiliza una unidad concreta.
6. Proporcionar el equipo necesario para la oficina flexible
A falta de oficinas específicas, se plantea la cuestión de los equipos puestos a disposición de los equipos. Los empleados deben poder acceder a los equipos que necesitan para su trabajo, sin que estén almacenados en su puesto de trabajo. En este contexto, se imponen nuevas soluciones:
- crear espacios de almacenamiento individuales, como taquillas ;
- invertir en tecnologías que garanticen la movilidad: ordenadores portátiles, servicios en la nube, etc.
- poner a disposición herramientas compartidas;
- Proporcione mobiliario modular y adaptable, para que los equipos puedan cambiarlo a su gusto;
- permiten a los empleados identificar los espacios libres y encontrar fácilmente a un compañero, utilizando, por ejemplo, teléfonos inteligentes de trabajo conectados.
7. Probar y aprender
En las primeras fases del proyecto, es esencial implicar a los equipos en el paso a una oficina flexible. Consultas, buzones de ideas, reuniones informativas, encuestas... son sólo algunos de los métodos que pueden utilizarse para recabar la opinión de los empleados y conocer mejor sus expectativas. A pesar de ello, es raro que la nueva organización del trabajo sea inmediatamente perfecta y cumpla todos los requisitos. Por eso es tan importante"probar y aprender" . probar y aprender Por eso es esencial un enfoque de "prueba y aprendizaje", basado en la experimentación y los ajustes, para optimizar continuamente el espacio. Este trabajo puede tener varios objetivos:
- identificar rápidamente los problemas: disminución del sentimiento de pertenencia a la empresa, dificultad para encontrar un espacio de trabajo adecuado, apego de los empleados a un espacio concreto, etc. ;
- realizar experimentos a corto plazo para identificar los que responden a una necesidad ;
- recabar periódicamente la opinión de los equipos para evaluar la pertinencia de la organización y su desarrollo.