Flex office : les 7 commandements d’un aménagement réussi
Mettant fin au bureau attitré en entreprise, le flex office repense l’organisation du travail en mettant à disposition des collaborateurs une pluralité d’espaces, gages de liberté et d’autonomie. Devenant une évidence au sortir de cette période de crise sanitaire, il permet d’optimiser le taux d’occupation de l’entreprise, tout en favorisant les échanges et la créativité. Mais pour en tirer profit, faut-il encore respecter plusieurs grands principes lors de sa conception.
1. S’inspirer de projets qui ont fait leurs preuves
Pour une entreprise, le passage d’une organisation de travail « classique » au flex office peut représenter un saut dans l’inconnu. Pour limiter les zones d’ombre et partir dans la bonne direction, il peut donc être pertinent de s’intéresser à des projets emblématiques d’aménagement. L’enjeu est d’ailleurs pluriel : s’inspirer bien évidemment, mais également déterminer la formule répondant le mieux aux besoins de l’entreprise et aux attentes des équipes. À ce titre, plusieurs initiatives peuvent retenir votre attention.
- BETC à Pantin : aménagé dans une ancienne friche, le bâtiment a été entièrement réaménagé pour qu’il corresponde aux nouveaux usages et modes de travail. D’une superficie de 20 000 m2, cette agence de publicité dispose de plateaux de bureaux et d’espaces collectifs en flex office. Un aménagement qui favorise à la fois les échanges et le coworking grâce à des espaces ouverts, tout en permettant aux collaborateurs de pouvoir s’isoler dans des espaces dédiés.
- Société Générale à Fontenay-sous-Bois : doté de 126 000 m2, le Campus Les dunes a également misé sur les espaces collaboratifs en flex-office. Pour l’aménager, la Société Générale a fait appel à un groupe de collaborateurs issus de la nouvelle génération pour co-construire les nouveaux bureaux, et répondre aux attentes de chacun.
2. S’entourer d’experts de l’aménagement
Les précédentes initiatives peuvent – et doivent même – vous aider à identifier les clés d’un flex office réussi. Néanmoins, vous devez garder une chose en tête : chaque projet est unique. C’est pour cette raison qu’il est primordial de faire appel à divers experts pour bénéficier de solutions personnalisées. Architecte, spécialiste de la QVT (qualité de vie au travail), space planner pour l’aménagement des bureaux… autant de profils qui sont essentiels pour construire chaque facette du projet, dont :
- le respect des obligations légales (normes de sécurité, code du travail, etc.) ;
- la prise en compte des attentes des collaborateurs ;
- la prise en compte de toutes les sources de confort (luminosité, acoustique, thermique, etc.) ;
- l’équilibre entre les différentes zones de travail ;
- l’usage des lieux par les collaborateurs ;
- ou encore l’optimisation du taux d’occupation des locaux.
3. Tenir compte des nouvelles organisations du travail
Aujourd’hui, l’aménagement d’un flex office ne répond plus aux mêmes problématiques qu’il y a encore quelques années. En effet, le monde du travail connaissait principalement deux types d’organisation il y a peu : le bureau fermé et l’open space. Désormais, il est nécessaire de tenir compte de tous les nouveaux modes de travail, devenus incontournables en raison de la crise sanitaire. L’enjeu ? Faire cohabiter le flex office avec le télétravail, le coworking et même le nomadisme digital. Pour cela, il est essentiel de s’intéresser à plusieurs éléments.
- L’objectif du flex office : augmenter le taux d’occupation, mieux jongler entre présentiel et distanciel, améliorer la QVT des collaborateurs, etc.
- L’organisation du flex office : obligation ou non, équilibre entre télétravail et présence en entreprise, planning, etc.
- Le management du flex office : accompagnement à distance, éviter l’isolement, rencontres, responsabilisation des équipes, etc.
4. Concevoir plusieurs typologies d’espaces
Le flex office ne se résume pas simplement à l’absence de bureaux attitrés. Il se caractérise également par la mise à disposition de différents espaces de travail, dans l’optique de répondre à tous les besoins. Pour cela, il faut donc imaginer et associer plusieurs types de lieux :
- les zones de travail individuel : bureau fermé, box, etc. ;
- les espaces collaboratifs ;
- les lieux informels de travail ;
- les zones de réunion en présentiel et à distance ;
- ou encore les espaces de détente.
5. Penser « petites unités »
La conception d’un flex office ne doit pas ressembler à une accumulation d’espaces de travail. Au contraire, il est important de penser l’ensemble du lieu de travail comme un tout, composé de petites unités qui interagissent entre elles. La cohérence et la cohabitation des espaces sont en effet essentielles pour donner vie à la nouvelle organisation. Une fois encore, cela passe par plusieurs réflexes :
- proposer différentes ambiances afin de donner du caractère à chaque espace ;
- réfléchir à l’harmonie entre les différents lieux ;
- segmenter les espaces afin de créer des démarcations (cloisons, couleurs, décoration, etc.) ;
- créer un aménagement permettant de comprendre immédiatement l’usage de telle ou telle unité.
6. Mettre à disposition l’équipement nécessaire au flex office
En l’absence de bureaux attitrés se pose la question des équipements mis à disposition des équipes. En effet, les collaborateurs doivent pouvoir avoir accès au matériel nécessaire à leur travail, sans que celui-ci ne soit stocké sur leur poste de travail. Dans cette optique, il est indispensable de proposer de nouvelles solutions :
- créer des espaces de rangement individuels, tels que des casiers ;
- investir dans des technologies garantes de la mobilité : ordinateur portable, service Cloud, etc.
- mettre à disposition des outils partagés ;
- prévoir du mobilier modulable et évolutif, que les équipes peuvent transformer au gré de leurs envies ;
- permettre aux collaborateurs d’identifier les espaces libres et de trouver facilement un collègue, au moyen de Smartphones professionnels connectés par exemple.
7. Miser sur le « test and learn »
Aux prémices du projet, il est indispensable d’impliquer les équipes dans le passage au flex office. Consultations, boîte à idée, réunions d’information, sondages… autant de moyens qui peuvent être mis en œuvre afin d’obtenir l’avis des collaborateurs et de mieux appréhender leurs attentes. Malgré cela, il est rare que la nouvelle organisation du travail soit immédiatement parfaite et coche toutes les cases. C’est pour cette raison qu’une démarche « test and learn », basée sur l’expérimentation et les ajustements, est essentielle pour optimiser continuellement les espaces. Ce travail peut d’ailleurs avoir plusieurs objectifs :
- identifier rapidement les problèmes : diminution du sentiment d’appartenance à l’entreprise, difficulté à trouver un espace de travail adapté, attachement des collaborateurs à un espace en particulier, etc. ;
- réaliser des expérimentations de courte durée pour identifier celles répondant à un besoin ;
- collecter régulièrement l’avis des équipes afin d’évaluer la pertinence de l’organisation et de ses évolutions.