¿Ha adquirido recientemente un nuevo local para uso empresarial? Luego está la tediosa cuestión de las normas de acondicionamiento de oficinas, que puede ser un verdadero quebradero de cabeza para muchos empresarios. Sobre todo porque las normas pueden variar según la naturaleza de la empresa y el número de empleados. Sin embargo, estas normas son importantes, ya que cumplen dos objetivos: en primer lugar, garantizar la seguridad de las personas dentro de los locales y, en segundo lugar, promover el bienestar de los trabajadores. ¿Qué dimensiones debe tener un espacio de trabajo? ¿Qué equipamiento necesita un ERT? Permítanos guiarle a través de las normas que debe conocer para empezar con buen pie.
Tamaño del espacio de trabajo: ¿cuáles son las superficies mínimas que deben respetarse?
No existe una superficie mínima para instalar una oficina, ya que no hay obligación legal de hacerlo. Sin embargo, si le preocupa proporcionar a sus empleados un entorno de trabajo saludable y confortable, puede consultar la norma AFNOR NF X 35-102, que establece las siguientes recomendaciones:
- para despachos individuales (en una habitación cerrada), la superficie mínima por persona es de 10m2;
- en el caso de una oficina compartida por varios empleados, el tamaño del espacio de trabajo es de 11m2;
- en el caso de espacios abiertos o zonas de coworking, que suelen estar sujetos a ruidos, deberá prever 15m2 por persona.
Del mismo modo, se acostumbra a evitar habilitardespachos en salas alargadas, que se consideran incómodas y poco propicias para la concentración. Es mejor optar por salas rectangulares o cuadradas, que además son más fáciles de adaptar a las necesidades. La norma NF X 35-102 recomiendaque los puestos de trabajo se instalen en salas que tengan menos del doble de largo que de ancho (si su superficie es inferior a 25m2) o el triple en el caso de salas más grandes. En cuanto a los pasillos, la norma fija una anchura mínima de 80 cm para el paso de una persona, y de 150 cm para dos.
También hay normas sobre el tamaño de las superficies de trabajo, esta vez especificadas por el Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS). Para garantizar una buena ergonomía, lo ideal es que cada empleado disponga de un escritorio de 120 cm de largo, 80 cm de ancho y 72 cm de alto.
Por último, también se han definido normas de diseño para laaccesibilidad de personas con movilidad reducida. Si su empresa tiene entre 20 y 200 empleados, deberá diseñar un nivel que facilite el movimiento a las personas con discapacidad. En cambio, si su empresa tiene más de 200 empleados, todos los niveles deberán ser accesibles para ellos.
Normas contra incendios y de seguridad para la distribución de oficinas
En contraste con el punto anterior, la ley es bastante específica en materia de normas de seguridad contra incendios, y establece efectivamente normas de distribución para oficinas y ERT (Établissement Recevant des Travailleurs). Según el artículo R. 4211-2 del Código de Trabajo francés, sus locales deben incluir los siguientes elementos:
- Un plan de evacuación del edificio y un punto de reunión. Para que los empleados se familiaricen con los procedimientos de evacuación, conviene organizar simulacros periódicos.
- Un extintor en cada planta.
- Una salida de emergencia por cada 20 personas, claramente visible y sin obstáculos. Debe tener una anchura mínima de 90 cm.
- Un sistema de extracción de humos mecánico o natural para cualquier local de 300m2 o más, y cualquier sala ciega de más de 120m2.
- Un sistema de alarma que funcione. Y no olvides destacar las distintas instrucciones de seguridad.
Todas estas instalaciones destinadas a garantizar la seguridad de las personas en los ERT deben inspeccionarse cada 6 meses. Por último, aunque parezca obvio, la ley especifica que los pasillos de circulación deben permanecer despejados y no deben haber sido utilizados para almacenar mobiliario.
La importancia de la iluminación en las oficinas
Si trabaja en interiores, probablemente ya se habrá dado cuenta de hasta qué punto la luz influye en nuestro estado de ánimo y en nuestra motivación para realizar determinadas acciones. De hecho, se ha reconocido que la calidad de la iluminación desempeña un papel importante no sólo en el bienestar en el trabajo, sino también en la seguridad de los trabajadores. Por eso, al estudiar las normas de diseño de las oficinas, también hay que prestar atención a lainstalación de la iluminación.
A este respecto, el artículo R. 4223-3 del Código Laboral francés estipula que: "en la medida de lo posible, los lugares de trabajo deben disponer de luz natural suficiente". En otras palabras, debe utilizarse la luz natural en la medida de lo posible, y la artificial sólo como complemento. Para saber qué se espera en términos de "luz suficiente", utilizamos la unidad de medida "lux" para definir la iluminancia. Sin embargo, el número mínimo de lux necesarios varía en función del espacio y de su utilización. Por eso se fija en :
- 120 lux para zonas de trabajo, aseos y vestuarios ;
- 40 lux para pasillos ;
- 60 lux en escaleras y almacenes.
Como 120 lux se considera el mínimo estricto para trabajar correctamente, la norma NF 35-103 complementa la ley dando referencias más precisas en función del tipo de tarea. Por ejemplo, para alguien que trabaje con un ordenador, procesando datos o redactando informes, se recomiendan 500 lux. Para tareas complejas, como trabajos de laboratorio, la norma se fija en 800 lux.
Por último, el artículo R. 4227-14 del Código de Trabajo francés establece que, en caso de fallo del sistema principal, debe preverse un alumbrado de emergencia que permita a los trabajadores evacuar el edificio.
La disponibilidad y ubicación de las instalaciones sanitarias
¿Se pregunta si existen normas de diseño de instalaciones sanitarias para oficinas? La respuesta es afirmativa. Están recogidas en el artículo R. 232-2-1, que estipula que cada empresa debe "proporcionar a los trabajadores los medios para garantizar su aseo personal".
Esta norma también significa quedeben instalarse aseos para un solo sexo. Su ubicación también es importante, ya que los aseos no pueden estar situados directamente junto a las zonas de trabajo. En cuanto al equipamiento, cada aseo debe incluir :
- un lavabo por cada 10 personas en la empresa;
- cisternas funcionales ;
- papel higiénico ;
- un sistema de bloqueo interno ;
- y un sistema que pueda abrirse desde el exterior en caso de problema.
Los aseos masculinos deben incluir al menos un urinario y un cubículo cerrado por cada 20 hombres. Para los aseos de mujeres, debe haber al menos 2 cubículos cerrados por cada 20 mujeres, sin olvidar un receptáculo para toallas higiénicas.
El espacio dedicado a la restauración del personal
También existen normas de equipamiento de oficinas sobre la cuestión de los servicios de restauración. Sin embargo, las empresas con más de 25 empleados sólo están obligadas a instalar un espacio dedicado a las comidas. Según la ley, este espacio debe permitir a los empleados comer en condiciones suficientemente higiénicas y seguras, y debe incluir el siguiente equipamiento:
- mesas y sillas;
- un aparato para recalentar comidas, como un microondas;
- un frigorífico para almacenar alimentos.
Aunque estas normas no se apliquen teóricamente a las empresas con menos de 25 empleados, sigue siendo responsabilidad del empresario proporcionar una pequeña zona donde los empleados puedan comer en las instalaciones.
Ahora ya conoce las principales normas de acondicionamiento de oficinas y los equipos necesarios para garantizar la seguridad de los empleados en el trabajo. Los puntos mencionados figuran entre los más importantes, pero no pretenden ser exhaustivos. También debe saber que hay otras normas que cumplir, como las relativas a la calidad del aire y la necesidad de inspecciones periódicas. Para asegurarse de que no se olvida de nada, es buena idea contar con la ayuda de profesionales en su proyecto de reforma de oficinas. Así se asegurará de que sus instalaciones cumplen todas las normas vigentes.