Après l’avènement de l’open space dans les années 1980 et l’essor du travail à distance aujourd’hui, notre façon de concevoir l’aménagement des bureaux a subi de nombreux bouleversements. Les locaux d’entreprises comportent désormais moins de bureaux individuels et davantage d’espaces ouverts, afin de privilégier le dialogue et les échanges entre collaborateurs. Bien que le concept d’open space se soit avéré fructueux pour beaucoup d’entreprises, il peut parfois être difficile à occuper au quotidien par certains aspects. Ces quelques pistes vous aideront à résoudre les problèmes courants liés aux espaces collaboratifs ouverts, tels que la distraction visuelle et sonore et le manque d’intimité pour accomplir certaines tâches. Découvrez nos 5 conseils sur la façon d’améliorer le cloisonnement des espaces de travail en entreprise, afin que la collaboration s’épanouisse tout en garantissant le bien-être au bureau et la confidentialité des informations.
1. Soyez clair sur vos objectifs de réorganisation dès le départ
Chaque entreprise étant unique, il n’existe pas qu’une seule manière de concevoir l’agencement de l’espace de travail. Si vous prévoyez de réaménager vos bureaux, nous vous conseillons de commencer par faire le point avec vos collaborateurs sur leurs habitudes et leurs besoins. Combien d’heures par semaine passent-ils à travailler en équipe ? Ou au contraire, combien d’entre eux doivent pouvoir téléphoner sans être dérangés ? De même, certaines personnes, plus que d’autres, peuvent avoir besoin d’un environnement calme et silencieux pour davantage de concentration. Il est essentiel de prendre en compte tous ces facteurs dans le but d’améliorer le cloisonnement des espaces de travail. Énoncez clairement vos objectifs et demandez à vos collaborateurs de participer afin que tout le monde puisse en bénéficier sur le long terme.
2. Offrez des possibilités de travail au calme
Même si l’open space occupe la majeure partie de vos locaux, et que vos employés y ont leurs habitudes, il y a aura des moments où ils auront besoin d’un environnement calme et silencieux. Dans certains cas, ils souhaiteront trouver un endroit où ils pourront concentrer leur attention loin du bruit, des distractions et des connexions visuelles qui accompagnent le travail en espace ouvert. En effet, le fait de travailler au sein d’un espace où les interpellations sont fréquentes peut constituer une source de stress et de fatigue pour une partie de la population. À terme, cela peut même ralentir fortement l’accomplissement de certaines tâches. Aussi, si vous pouvez fournir une pièce fermée où vos employés peuvent se concentrer, cela aidera à améliorer leur niveau de bien-être au travail et à augmenter leur productivité. Il est important de noter que tout le monde ne voudra pas forcément se rendre dans un espace calme pour travailler. Par exemple, les personnes extraverties préféreront peut-être rester dans l’espace ouvert pour être dans le flot des conversations avec les autres employés.
3. Créez des séparations visuelles et acoustiques avec des cloisons
Il existe plusieurs manières d’améliorer le cloisonnement des espaces de travail tout en créant un environnement mixte avec des pièces ouvertes et privées. La méthode la plus courante consiste à utiliser des cloisons. D’une part, les cloisons simples peuvent servir à séparer visuellement les différents espaces, réduisant ainsi le niveau de distraction. Elles peuvent prendre la forme de séparateurs intégrés ou de panneaux amovibles, qui peuvent être déplacés à tout moment pour modifier l’agencement global. Elles peuvent être fabriquées à partir de différents matériaux, tels que le tissu, le bois ou le verre, et se présentent sous plusieurs formes que vous pouvez personnaliser selon vos besoins et vos envies. D’autre part, en plus de constituer une première barrière visuelle, les cloisons peuvent également réduire la transmission du son entre les espaces privés et ouverts. Si vous concevez un nouveau bureau et avez identifié un besoin d’espace clos, à l’abri des nuisances sonores, il est recommandé d’utiliser des cloisons acoustiques.
4. Attribuez les salles de réunion en fonction de leur fréquence d’utilisation pour améliorer le cloisonnement des espaces de travail
Pour créer différents espaces, de nombreuses entreprises optent pour un aménagement traditionnel avec quelques salles de réunion privées et un plan ouvert pour le reste du bureau. Si cette disposition permet aux employés de bénéficier de l’intimité dont ils ont besoin pour les réunions de courte durée, elle n’est pas toujours suffisante pour les entrevues plus longues, comme les réunions d’équipe où le travail se déroule dans un cadre ouvert. Certaines entreprises les organisent alors directement dans l’open space, en utilisant des cloisons ou en déplaçant les tables et les chaises afin de créer un espace plus privé. Bien que ces méthodes puissent être efficaces, elles peuvent s’avérer coûteuses et prendre beaucoup de temps. Une autre solution consiste à utiliser un système de planification pour réserver les salles de réunion en fonction de la fréquence d’utilisation. De cette façon, les besoins globaux sont clairement identifiés et affichés, ce qui permet à chacun de s’organiser confortablement.
Utilisez les outils numériques pour favoriser la collaboration à distance
Avec l’essor du télétravail, il est important de trouver des moyens de promouvoir la collaboration entre les employés à distance et les employés de bureau et d’éviter les pièges d’un aménagement en open space. Bien que vous puissiez y parvenir avec une disposition ouverte, il arrive qu’elle ne soit pas idéale pour tous les employés, car tout le monde peut entendre tout ce qui se discute, ce qui peut être source de distraction. Le fait d’améliorer le cloisonnement des espaces de travail ne passe pas seulement par l’aménagement de pièces fermées ou la mise en place de cloisons d’open space. Une alternative consiste à utiliser des casques antibruit pour les réunions virtuelles et autres outils favorisant la collaboration à distance. De cette façon, vous n’avez pas à sacrifier le confort de chacun lorsqu’il est question de communiquer avec les salariés se trouvant à l’extérieur. Les casques antibruit pour les réunions virtuelles peuvent offrir une plus grande intimité au sein d’un espace ouvert.