Tras la aparición de losespacios abiertos en los años 80 y el auge del teletrabajo en la actualidad, la concepción delas oficinas ha sufrido una serie de cambios. Las empresas disponen ahora de menos despachos individuales y másespacios abiertos para fomentar el diálogo y los intercambios entre los empleados. Aunque el concepto de espacio abierto ha tenido éxito en muchas empresas, a veces puede resultar difícil de ocupar en el día a día en ciertos aspectos. Estos consejos le ayudarán a resolver los problemas habituales asociados a los espacios abiertos de colaboración, como las distracciones visuales y acústicas y la falta de privacidad para determinadas tareas. Descubra nuestros 5 consejos paramejorar la compartimentación de los espacios de trabajo corporativos, de modo que la colaboración pueda florecer al tiempo que se garantiza el bienestar en la oficina y la confidencialidad de la información.
1. Tenga claros sus objetivos de reorganización desde el principio
Como cada empresa es única, no hay una única forma de diseñar un espacio de trabajo. Si está pensando en rediseñar sus oficinas, le recomendamos que empiece por hacer balance con su plantilla de sus hábitos y necesidades. ¿Cuántas horas a la semana pasan trabajando en equipo? O, por el contrario, ¿cuántos de ellos necesitan poder llamar por teléfono sin ser molestados? Del mismo modo, algunas personas, más que otras, pueden necesitar un entorno tranquilo y silencioso para poder concentrarse mejor. Es esencial tener en cuenta todos estos factores para mejorar la compartimentación de los espacios de trabajo. Exponga claramente sus objetivos y pida a sus empleados que participen para que todos puedan beneficiarse a largo plazo.
2. Ofrecer oportunidades para trabajar en paz y tranquilidad
Aunque el espacio abierto ocupe la mayor parte de sus instalaciones y sus empleados estén acostumbrados a él, habrá momentos en los que necesiten un entorno tranquilo y silencioso. En algunos casos, querrán encontrar un lugar donde centrar su atención lejos del ruido, las distracciones y las conexiones visuales que conlleva trabajar en un espacio abierto. De hecho, trabajar en un espacio en el que se llama con frecuencia a la gente puede ser una fuente de estrés y fatiga para algunas personas. A largo plazo, puede incluso ralentizar la realización de determinadas tareas. Por tanto, si puede proporcionar a sus empleados una sala cerrada donde puedan concentrarse, contribuirá a mejorar su nivel de bienestar en el trabajo y a aumentar su productividad. Es importante tener en cuenta que no todo el mundo querrá ir a trabajar a un espacio tranquilo. Por ejemplo, los extrovertidos pueden preferir permanecer en el espacio abierto para estar en el flujo de conversaciones con otros empleados.
3. Crear separaciones visuales y acústicas con tabiques
Hay varias formas de mejorar la compartimentación de los espacios de trabajo creando al mismo tiempo un entorno mixto con salas abiertas y privadas. El método más habitual es utilizar mamparas. Por un lado, los tabiques sencillos pueden servir para separar visualmente espacios diferentes, reduciendo el nivel de distracción. Pueden adoptar la forma de separadores integrados o paneles desmontables, que pueden desplazarse en cualquier momento para cambiar la distribución general. Pueden fabricarse en distintos materiales, como tela, madera o cristal, y tienen formas muy variadas que puedes personalizar según tus necesidades y deseos. Además de actuar como barrera visual inicial, las mamparas también pueden reducir la transmisión del sonido entre espacios privados y abiertos. Si está diseñando una nueva oficina y ha detectado la necesidad de un espacio cerrado que esté protegido de la contaminación acústica, las mamparas acústicas son recomendables.
4. Asignar las salas de reunión en función de la frecuencia de uso para mejorar la compartimentación de los espacios de trabajo.
Para crear espacios diferentes, muchas empresas optan por una distribución tradicional con unas pocas salas de reuniones privadas y un plano abierto para el resto de la oficina. Aunque esta distribución ofrece a los empleados la intimidad que necesitan para reuniones breves, no siempre es suficiente para reuniones más largas, como las de equipo, en las que se trabaja en un entorno abierto. Algunas empresas las organizan directamente en el espacio abierto, utilizando mamparas o desplazando mesas y sillas para crear un espacio más privado. Aunque estos métodos pueden ser eficaces, pueden resultar costosos y llevar mucho tiempo. Otra solución es utilizar un sistema de programación para reservar salas de reuniones en función de la frecuencia de uso. De este modo, las necesidades generales quedan claramente identificadas y expuestas, lo que permite a todo el mundo organizarse cómodamente.
Utilizar herramientas digitales para fomentar la colaboración a distancia
Con el auge del teletrabajo, es importante encontrar formas de fomentar la colaboración entre los trabajadores remotos y los de la oficina y evitar los inconvenientes de una distribución abierta. Aunque se puede conseguir con una distribución abierta, puede que no sea ideal para todos los empleados, ya que todos pueden oír todo lo que se discute, lo que puede distraer. Mejorar la compartimentación de los espacios de trabajo no significa sólocrear salas cerradas o instalar mamparas de espacios abiertos. Una alternativa es utilizar auriculares con cancelación de ruido para las reuniones virtuales y otras herramientas de colaboración a distancia. De este modo, no tienes que sacrificar la comodidad de todos a la hora de comunicarte con los empleados fuera de la oficina. Los auriculares con cancelación de ruido para reuniones virtuales pueden ofrecer mayor privacidad en un espacio abierto.