Vous souhaitez aménager de nouveaux espaces de travail au sein de votre entreprise ? Attention, une telle démarche ne laisse guère de place à l’improvisation. Quels sont les clés du succès ? Tour d’horizon des principales étapes à respecter pour réussir cette mutation.
Avant toute chose, il est essentiel de s’interroger sur les enjeux de l’aménagement des espaces de travail. Quels sont les objectifs visés par l’entreprise à travers cette nouvelle organisation ?
- Augmenter la performance des équipes
- Améliorer le bien-être des collaborateurs
- Répondre aux problématiques environnementales
- Valoriser la marque employeur
- S’adapter aux nouveaux modes de travail
Étape 1 : Réaliser un audit
Avant de vous lancer dans un tel projet, encore faut-il correctement le définir. La première étape consiste donc à réaliser un audit. Le but ? Connaître les besoins, les restrictions, mais aussi les attentes et les objectifs… Dans cette optique, il est essentiel d’effectuer une analyse de l’existant et de déterminer les manques. Pour cela, il est préférable de commencer par la planification des espaces : quel est le nombre actuel de bureaux fermés ? Sont-ils insuffisants ou au contraire en surnombre ? La quantité des salles de réunion doit-elle être augmentée ? Quels sont les besoins en termes de postes de travail selon les services ? Allez-vous adopter le flex office ? La totalité du mobilier présent dans l’entreprise doit-elle être changée ou certains meubles peuvent-ils être conservés ? Souhaitez-vous y intégrer des espaces de détente ou de restauration ?
Après avoir répondu à toutes ces questions relatives à ce besoin de changement, en concertation avec la direction, les managers et les collaborateurs, il sera possible d’établir un cahier des charges du futur aménagement des espaces.
Étape 2 : Étude de faisabilité
Pour que le projet puisse se concrétiser sans ombrage, il est important de réaliser une analyse des locaux et un examen minutieux des plans. Quels sont les espaces exploités et ceux exploitables ?
Avant de lancer plus loin le chantier, un budget détaillé du futur projet reste à établir. Et ceci n’est pas toujours une mince affaire, tant les frais à prendre en compte sont divers et variés. N’oubliez pas ainsi considérer dans l’enveloppe globale : tous les frais d’électricité, de maçonnerie, de plomberie, de revêtements muraux, de sols ou encore de mobilier.
Une fois l’étude de faisabilité terminée, n’oubliez pas de vérifier la conformité du projet avec l’ensemble des contraintes réglementaires liées à la législation du travail et à la sécurité des personnes, sans oublier aux règles de l’urbanisme. A cet effet, il est important de veiller à apporter au CHSCT toutes les informations nécessaires pour que ce dernier soit en mesure de donner un avis éclairé sur le sujet.
Étape 3 : Sélection des entreprises
Que cela soit pour le gros œuvre ou l’achat du mobilier, il est bien entendu préférable de consulter plusieurs entreprises spécialisées dans un domaine précis afin de leur demander des devis. Cette étape cruciale vous permettra ainsi de ne pas avoir de mauvaises surprises une fois le chantier démarré. Demandez des devis détaillés et précis afin de pouvoir en étudier minutieusement chaque élément. Outre les tarifs, regardez de près la main d’œuvre présente, le délai de réalisation, les engagements qualité. Et bien entendu, comparez chaque point clé avant de faire votre choix.
Étude 4 : Conception du projet
Quatrième étape et non des moindres, vous entrez enfin dans le vif du sujet en concevant de manière plus concrète le projet d’aménagement des nouveaux espaces de travail.
Pour ce faire, vous devez planifier l’ensemble des espaces : cloisonnement, espaces partagés, nom et position des personnes… Il est ainsi conseillé de réaliser des plans 3D ou une maquette numérique pour mieux se projeter au cœur du projet. Vous pourrez ainsi soumettre les plans aux collaborateurs et managers et ainsi recueillir leurs avis. Une étape indispensable car elle permet d’anticiper des difficultés éventuelles.
Ne lésinez pas sur le choix du mobilier, des matériaux et des couleurs, sans oublier bien entendu l’éclairage. Outre le bien-être des collaborateurs, chaque détail compte car il va déterminer l’image qui sera renvoyée aux visiteurs externes.
Il est également temps de se pencher sur le choix des futures installations techniques : chauffages, électrification, climatisation, ventilation, isolation acoustique…
Étape 5 : Planning prévisionnel
Avant de débuter les travaux, il est impératif de planifier les différentes étapes de réalisation. Prenez en compte les délais d’approvisionnement allongés des matières premières en cette période de Covid, ainsi que les délais de travaux annoncés par chaque corps de métier intervenant sur le chantier, et bien sûr la possibilité de tout éventuel retard.
Prenez également garde à ne pas oublier l’ensemble des démarches administratives obligatoires : dépôt de la déclaration de travaux, constat d’huissier d’état des lieux avant travaux, étude du règlement de copropriété…
Étape 6 : Suivi du chantier, réception et déménagement
Afin de ne pas avoir de mauvaises surprises à la fin des travaux, il est indispensable de suivre l’ensemble des étapes du chantier avec le maître d’ouvrage. L’objectif est de s’assurer de l’adéquation entre les évolutions du chantier et de l’objectif final visé, et de prévenir toute erreur d’installation.
Au terme des travaux, il est également important d’organiser une réception du chantier avec les différents prestataires afin de vérifier la mise en conformité de toutes les installations réalisées.
Lorsque le jour J approche, il est essentiel d’accompagner le déménagement et d’organiser la transition suffisamment à l’avance. L’emménagement doit ainsi se faire dans un ordre précis : la mise en place du mobilier, puis le câblage informatique et téléphonique, et enfin l’installation du matériel de bureau.
Quelques mois après l’installation au sein des nouveaux espaces de travail, n’oubliez pas de mener une enquête de satisfaction auprès des collaborateurs afin d’évaluer le succès de l’aménagement, et de proposer quelques ajustements si besoin.