Pour un salarié de bureau, le temps moyen passé en réunion est estimé à un jour par semaine, soit un cinquième de son temps de travail. Aussi, prévoir un lieu où les collaborateurs peuvent se retrouver pour échanger leurs idées constitue une priorité en matière d’aménagement de bureau. Lorsqu’elle est bien conçue, la salle de réunion peut être un atout inestimable pour toute organisation. Elle peut améliorer la productivité en offrant un espace confortable pour la communication d’entreprise. Elle peut également contribuer à créer une atmosphère positive pour favoriser l’esprit d’équipe, la créativité et l’innovation. Que vous envisagiez de concevoir une nouvelle salle de réunionou d’améliorer une salle existante, voici quelques idées clés à garder à l’esprit. Du choix des meubles aux palettes de couleurs, ces conseils issus du space planning vous aideront à aménager la salle de réunion idéale pour votre entreprise.
Définir l’objectif de votre salle de réunion
Que cet espace de travail soit utilisé pour des réunions en interne, des ateliers de brainstorming, des sessions de formation, ou des présentations, il doit être conçu pour répondre à ces différents objectifs. Avant de commencer à aménager la salle de réunion idéale, assurez-vous donc de bien identifier vos besoins les plus importants. Par exemple, si la salle est utilisée pour une collaboration en interne, vous souhaiterez disposer d’une longue table pour accueillir tous les membres de l’équipe assis côte à côte. Si elle sera plutôt utilisée pour des workshops ou des conférences, il est préférable d’avoir plusieurs petites tables avec un chemin dégagé vers l’avant.
Comprendre l’objectif de votre salle de réunion vous aidera à orienter vos décisions d’aménagement. Outre sa fonction principale, elle doit également être conçue pour répondre à tout besoin particulier inhérent à l’entreprise. Si vous en identifiez plusieurs, n’hésitez pas à créer un espace de travail polyvalent, où les éléments peuvent être facilement déplacés à tout moment.
Évaluer la taille et la disposition pour aménager la salle de réunion idéale
Vous avez cerné avec précision les usages de votre future salle ? Il est temps de passer à l’étape suivante : le choix de son emplacement au sein de vos bureaux. Il n’existe pas vraiment de règles en la matière. Cependant, vous devez vous assurer que cet espace répond à deux critères importants : une taille suffisante et l’accessibilité pour tous les employés.
Pour savoir si votre salle de réunion est suffisamment grande, vous devrez veiller à ce qu’elle puisse accueillir les activités de collaboration les plus courantes de votre équipe. N’oubliez pas non plus de prévoir un peu d’espace supplémentaire pour les équipements numériques. En ce qui concerne l’accessibilité, il s’agit de choisir un emplacement que vos employés puissent rejoindre facilement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Vous devrez également vous poser la question de l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, et prévoir un espace supplémentaire dans votre salle pour répondre à ce besoin.
Sélectionnez un mobilier confortable et fonctionnel
Lorsque vous choisissez le mobilier pour aménager la salle de réunion idéale, vous devez tenir compte à la fois de la forme et de la fonction. La forme fait référence à l’esthétique et l’ergonomie du mobilier. La fonction fait référence à la manière dont le mobilier répond aux besoins de la salle. Par exemple, si vous concevez une salle utilisée essentiellement pour des formations, il est possible que vous souhaitiez disposer de sièges faciles à déplacer, et éventuellement empilables. Si vous créez une salle de collaboration générale, la table de réunion constituera la pièce maîtresse de cet espace. Vous pouvez opter pour une longue table, de forme rectangulaire ou ovale, de manière à faciliter la communication entre tous les participants.
Lorsque la disposition générale n’a pas vocation à être changée régulièrement, vous pouvez vous permettre de choisir des sièges plus confortables,pour favoriser le bien-être au travail. Pour les périodes d’assise prolongées, il est conseillé de fournir du mobilier ergonomique, tels que des chaises ou des fauteuils avec un soutien lombaire : vos collaborateurs n’en seront que plus reconnaissants. En revanche, si vous concevez une salle polyvalente, le mieux reste d’opter pour des chaises et des tables équipées de roulettes, afin de les déplacer facilement.
Enfin, si vous organisez des meetings dans le but de stimuler la créativité, n’hésitez pas à choisir du mobilier au design moins conventionnel, voire à sortir des schémas traditionnels. Certaines organisations ont même opté pour un mobilier bas, avec des poufs et des tables basses pour créer un espace plus ludique.
Choisir les bons équipements numériques
Lorsque vous sélectionnez les équipements pour votre salle de réunion, vous devrez évidemment tenir compte des besoins de votre entreprise. Si vous prévoyez d’utiliser cet espace pour des activités de brainstorming ou des travaux de groupe, le tableau blanc, ou tableau écritoire, fera partie de votre liste des essentiels. S’il s’agit de l’utiliser pour des conférences ou des formations à distance, vous devrez réfléchir à installer un système de sonorisation adéquat. Il faudra également équiper votre salle d’un vidéoprojecteur, de microphones et de webcams pour que tous les membres de l’équipe puissent se voir et s’entendre au cours des différents meetings.
Le plus souvent, les salles de réunions sont conçues en fonction des équipements et de la technologie utilisée. Aussi, que vous installiez un tableau écritoire ou un vidéoprojecteur, vous devrez vous assurer qu’il est placé à un endroit optimal dans la salle, et vous devrez penser l’aménagement du mobilier en conséquence. Ne négligez pas non plus l’alimentation électrique : les prises doivent être en nombre suffisant pour permettre à tous les équipements, collectifs ou individuels, d’être branchés quand cela est nécessaire.
Créer une atmosphère accueillante et chaleureuse
Le dernier point à ne pas négliger pour aménager la salle de réunion idéale est l’esthétique des lieux. Une atmosphère accueillante peut contribuer à rendre cet espace de travail plus productif, car les collaborateurs s’y sentiront plus à l’aise. Par exemple, vous pouvez tirer profit de la lumière naturelle, connue pour avoir un effet positif sur l’humeur et le bien-être des personnes. Il est également conseillé de peindre les murs d’une couleur claire, de manière à réfléchir l’éclairage naturel.
L’acoustique des lieux constitue aussi un élément de bien-être plus global dans vos locaux d’entreprise. Les salles de réunions sont des espaces de communication : ils peuvent donc s’avérer bruyants pour les personnes qui travaillent à proximité. Pour permettre à chacun de travailler dans des conditions idéales, n’hésitez pas à équiper votre salle de réunion de cloisons acoustiques, afin de limiter le niveau de bruit lorsqu’elle sera utilisée. Le recours aux panneaux d’absorption phonique constitue également une excellente solution pour éviter de compromettre la confidentialité de certains rendez-vous.
Vous disposez à présent de tous les éléments pour aménager la salle de réunion idéale. Vous pourrez bien entendu adapter ces conseils à la configuration des lieux, au nombre de salariés, ainsi qu’aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous avez des difficultés à les identifier et ne savez pas par où commencer ? Les professionnels de l’aménagement de bureaux peuvent vous guider dans vos choix et vous aider à créer une salle de réunion confortable et fonctionnelle.