Se calcula que los oficinistas pasan un día a la semana de media en reuniones, es decir, una quinta parte de su tiempo de trabajo. Por eso, ofrecer un lugar donde el personal pueda reunirse para intercambiar ideas es una prioridad a la hora dediseñar una oficina. Cuando está bien diseñada, la sala de reuniones puede ser un activo inestimable para cualquier organización. Puede mejorar la productividad proporcionando un espacio cómodo para la comunicación empresarial. También puede ayudar a crear un ambiente positivo que fomente el espíritu de equipo, la creatividad y lainnovación. Tanto si está pensando en diseñar una nueva sala de reuniones como en mejorar una ya existente, aquí tiene algunas ideas clave que debe tener en cuenta. Desde el mobiliario hasta la combinación de colores, estos consejos para planificar el espacio le ayudarán a crear la sala de reuniones perfecta para su empresa.
1. Defina la finalidad de su sala de reuniones
Tanto si este espacio de trabajo se utiliza para reuniones internas, talleres de intercambio de ideas, sesiones de formación o presentaciones, debe estar diseñado para cumplir estos diferentes objetivos. Por eso, antes de empezar a diseñar su sala de reuniones ideal, asegúrese de identificar sus necesidades más importantes. Por ejemplo, si la sala se utiliza para colaboración interna, querrá una mesa larga para acomodar a todos los miembros del equipo sentados uno al lado del otro. Si se va a utilizar más para talleres o conferencias, es preferible disponer de varias mesas pequeñas con un camino despejado hacia el frente.
Comprender la finalidad de su sala de reuniones le ayudará a orientar sus decisiones de diseño. Además de su función principal, también debe diseñarse para satisfacer cualquier necesidad particular inherente a la empresa. Si identificas varias de ellas, no dudes en crear un espacio de trabajo polivalente, en el que los elementos puedan moverse fácilmente en cualquier momento.
2. Evaluar el tamaño y la distribución de la sala de reuniones ideal
¿Ha identificado el uso exacto de su futura sala de reuniones? Ahora es el momento de pasar a la siguiente etapa: elegir la ubicación adecuada dentro de sus oficinas. Aquí no hay reglas. Sin embargo, debes asegurarte de que el espacio cumple dos criterios importantes: debe ser lo suficientemente grande yaccesible para todos los empleados.
Para saber si tu sala de reuniones es lo suficientemente grande, tendrás que asegurarte de que puede albergar las actividades de colaboración más habituales de tu equipo. Y no olvides dejar un poco más de espacio para los equipos digitales. En cuanto a la accesibilidad, la clave está en elegir un lugar al que los empleados puedan llegar fácilmente, estén donde estén. También debes tener en cuenta la accesibilidad para personas con movilidad reducida, y planificar espacio extra en tu sala para cubrir esta necesidad.
3. Elija muebles cómodos y funcionales
A la hora de elegir el mobiliario para su sala de reuniones ideal, debe tener en cuenta tanto la forma como la función. La forma se refiere a la estética y laergonomía del mobiliario. La función se refiere al modo en que el mobiliario satisface las necesidades de la sala. Por ejemplo, si está diseñando una sala que se utilizará principalmente para formación, querrá asientos fáciles de desplazar y, a ser posible, apilables. Si está creando una sala para la colaboración general, la mesa de reuniones será la pieza central del espacio. Puede optar por una mesa larga, rectangular u ovalada, para facilitar la comunicación entre todos los participantes.
Cuando la disposición general no vaya a modificarse con regularidad, puede tomarse la libertad de elegir asientos más cómodos, para favorecer el bienestar en el trabajo. Para pasar largos periodos sentado, es aconsejable instalar mobiliario ergonómico, como sillas o sillones con apoyo lumbar: sus empleados se lo agradecerán. Por otra parte, si está diseñando una sala polivalente, es mejor optar por sillas y mesas con ruedas, para poder desplazarlas con facilidad.
Por último, si organiza reuniones con el objetivo de estimular la creatividad, no dude en elegir muebles con un diseño menos convencional, o incluso romper con los esquemas tradicionales. Algunas organizaciones han optado incluso por muebles bajos, con reposapiés y mesas de centro para crear un espacio más lúdico.
4. Elegir el equipo digital adecuado
A la hora de elegir el equipamiento de su sala de reuniones, obviamente tendrá que tener en cuenta las necesidades de su empresa. Si piensas utilizar el espacio para lluvias de ideas o trabajo en grupo, una pizarra blanca o un rotafolios estarán en tu lista de imprescindibles. Si lo vas a utilizar para conferencias o formación a distancia, tendrás que pensar en instalar un sistema de sonido adecuado. También tendrás que equipar la sala con un proyector de vídeo, micrófonos y cámaras web para que todos los miembros del equipo puedan verse y oírse durante las distintas reuniones.
La mayoría de las veces, las salas de reuniones se diseñan en función del equipo y la tecnología utilizados. Así que, tanto si instalas un rotafolios como un videoproyector, tendrás que asegurarte de que se colocan en una posición óptima en la sala, y pensar en la distribución del mobiliario en consecuencia. Tampoco hay que descuidar laalimentación eléctrica : debe haber suficientes tomas de corriente para que todos los equipos, colectivos o individuales, puedan enchufarse cuando sea necesario.
5. Crear un ambiente cálido y acogedor
El último punto que no debe pasarse por alto a la hora de diseñar la sala de reuniones ideal es la estética del espacio. Un ambiente acogedor puede contribuir a que el espacio de trabajo sea más productivo, ya que los empleados se sentirán más a gusto. Por ejemplo, se puede aprovechar la luz natural, que se sabe que tiene un efecto positivo en el estado de ánimo y el bienestar de las personas. También es buena idea pintar las paredes de un color claro para que reflejen la luz natural.
La acústica de sus instalaciones también contribuye al bienestar general de su empresa. Las salas de reuniones son espacios de comunicación, por lo que pueden ser ruidosas para las personas que trabajan cerca. Para que todos puedan trabajar en condiciones ideales, no dude en equipar su sala de reuniones con mamparas acústicaspara limitar el nivel de ruido cuando se utiliza la sala. Los paneles fonoabsorbentes también son una excelente solución para no comprometer la confidencialidad de ciertas reuniones.
Ahora dispone de toda la información necesaria para diseñar la sala de reuniones ideal. Por supuesto, puede adaptar estos consejos a la configuración de los locales, el número de empleados y las necesidades específicas de su empresa. ¿Le cuesta identificarlas y no sabe por dónde empezar? Los profesionalesdel diseño de oficinas pueden orientarle en sus elecciones y ayudarle a crear una sala de reuniones cómoda y funcional.