Accueil de clients, brainstorming, workshop, conférence extérieure… La salle de réunion est incontournable en entreprise. Son aménagement réclame de concilier confort et haute-technologie, afin de communiquer au-delà des murs. Équipements high-tech, mobilier, agencement… Tour d’horizon des installations utiles et efficientes pour vos collaborateurs.
Difficile de faire l’impasse sur une salle de réunion pour une entreprise. Beaucoup de décisions capitales, de communications stratégiques ou même de formations se déroulent dans ce lieu dédié aux échanges collectifs.
Selon l’espace disponible, elle sera institutionnelle, modulaire, voire même virtuelle dans certaines TPE. Dans tous les cas, chacun doit pouvoir y évoluer facilement et générer des échanges productifs.
Des équipements high-tech selon votre budget
Une salle de réunion ne s’imagine plus aujourd’hui sans son lot d’équipements high-tech permettant le partage des contenus de façon interactive, à distance si nécessaire.
Pour supporter les projections de données (photos, vidéos, Powerpoint…), la configuration optimale comprendra un écran LCD ou tactile, associé à une télécommande ou un contrôleur de présentation. Un vidéoprojecteur – connecté sans fil à un ordinateur ou une tablette – et un écran constituent une solution alternative à moindre coût. Une caméra ou un smartphone haut de gamme permet de garder une trace et transmettre les échanges par visioconférence…
Côté son, les « pieuvres téléphoniques » sont devenues un standard. Capables de capter les voix à 360° et d’appeler plusieurs interlocuteurs en même temps, elles sont l’outil idéal pour organiser des audioconférences.
Il est également intéressant de disposer de micros sans fil ou de speakerphones bluetooth pour animer en toute liberté séminaires et formations.
Un mobilier adapté à vos besoins et votre standing
En salle de réunion, la table reste centrale, dans tous les sens du terme. Ronde, carrée, ovale, rabattable ? Tout dépend de la configuration de la pièce et du nombre maximum de participants. L’usage prévoit de réserver un espace individuel de 60 à 70 cm par personne assise. Pensez à sa finition (verre, bois, composite), importante en termes d’image de marque.
Les chaises ou fauteuils l’entourant doivent répondre à un impératif : maintenir un confort minimal d’1h ou plus. Il est pertinent de prévoir en réserve des sièges pliables ou empilables, pour des meetings en plus grand nombre.
Il convient enfin de ne pas oublier du mobilier d’appoint comme :
• un paperboard ou un mur d’écriture mobile pour retranscrire les brainstormings ;
• des porte-manteaux, des casiers de rangement ;
• une fontaine à eau, une machine à café pour le bien-être des participants.
Des agencements qui font la différence
Tous les équipements électriques d’une salle de réunion doivent être soigneusement pensés en amont de son aménagement. Son câblage, ses prises électriques, sa connectique (RJ45, USB) sont même en général déterminants quant à son organisation.
L’éclairage idéal rime pour sa part avec « lux » ; équilibré, il autorise à la fois les projections et la prise de notes. Les LED offrent l’avantage d’éviter une surchauffe de l’espace, qu’il convient de garantir par une climatisation ou, a minima, une ventilation.
N’oubliez pas l’acoustique du lieu ! Le niveau sonore ne doit pas y excéder les 58 dB autorisés par la norme NF S 31-80. Des paravents, des panneaux acoustiques muraux ou au plafond aident à bien l’insonoriser.