Accogliere i clienti, fare brainstorming, workshop, conferenze all'aperto... La sala riunioni è un elemento essenziale di ogni azienda. Quando si tratta di allestirle, è essenziale combinare il comfort con la tecnologia più avanzata, in modo da poter comunicare al di là delle mura. Attrezzature high-tech, arredi, layout... Una panoramica di strutture utili ed efficienti per il vostro personale.
È difficile immaginare un'azienda senza una sala riunioni.
Molte decisioni cruciali, comunicazioni strategiche e persino sessioni di formazione si svolgono in questo luogo dedicato allo scambio collettivo. A seconda dello spazio disponibile, può essere istituzionale, modulare o addirittura virtuale in alcune aziende molto piccole. In ogni caso, tutti devono potersi muovere agevolmente e generare scambi produttivi.
Attrezzature ad alta tecnologia adatte al vostro budget
Al giorno d'oggi, non è possibile immaginare una sala riunioni senza la sua parte di apparecchiature high-tech per la condivisione interattiva dei contenuti, se necessario anche a distanza. Per supportare le proiezioni di dati (foto, video, Powerpoint, ecc.), la configurazione ottimale prevede un display LCD o touch screen, abbinato a un telecomando o a un controller di presentazione. Un videoproiettore - collegato in modalità wireless a un computer o a un tablet - e uno schermo sono una soluzione alternativa a basso costo.
Una fotocamera o uno smartphone di alta gamma possono essere utilizzati per tenere traccia e trasmettere gli scambi in videoconferenza... Per quanto riguarda il suono, i "polipi telefonici" sono diventati una caratteristica standard.
Capaci di captare le voci a 360° e di chiamare più persone contemporaneamente, sono lo strumento ideale per organizzare audioconferenze. Microfoni senza fili o altoparlanti Bluetooth sono utili anche per seminari e corsi di formazione.
Mobili adatti alle vostre esigenze e alla vostra posizione
Nella sala riunioni, il tavolo rimane centrale, in tutti i sensi. Rotondo, quadrato, ovale, pieghevole? Tutto dipende dalla configurazione della sala e dal numero massimo di partecipanti. È consuetudine riservare 60-70 cm di spazio per ogni persona seduta.
Pensate alla finitura (vetro, legno, composito), importante in termini di immagine del marchio. Le sedie o poltrone che la circondano devono soddisfare un imperativo: mantenere un livello minimo di comfort per 1 ora o più.
Infine, non dimenticate di includere arredi accessori come: - una lavagna a fogli mobili o una parete di scrittura mobile per trascrivere le sessioni di brainstorming; - appendiabiti e armadietti; - una fontana d'acqua e una macchina del caffè per il benessere dei partecipanti.
Layout che fanno la differenza
Tutte le apparecchiature elettriche di una sala riunioni devono essere attentamente studiate prima di essere installate.
Il cablaggio, le prese elettriche e i connettori (RJ45, USB) sono in genere fondamentali per l'organizzazione della sala. L'illuminazione ideale è a "lux"; equilibrata, consente sia la proiezione che la presa di appunti.
I LED offrono il vantaggio di evitare il surriscaldamento dello spazio, che dovrebbe essere garantito dall'aria condizionata o, per lo meno, dalla ventilazione. Non dimenticate l'acustica!I livelli di rumorosità non devono superare i 58 dB consentiti dalla norma NF S 31-80. Schermi e pannelli acustici sulle pareti o sui soffitti possono contribuire a garantire un buon isolamento acustico.