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Le coworking ou Comment créer un espace collaboratif dans l’entreprise ?

Avec un marché qui a progressé de 80 % entre 2016 et 2017 en France, le coworking est devenu plus qu’une tendance, c’est un phénomène qui bouleverse les modes de travail dans le monde entier. Les espaces de travail collaboratifs répondent à des besoins de mobilité, de flexibilité et d’interactions de la part des entreprises et leurs salariés. Entre les bureaux partagés (flex-office), les tiers-lieux et les espaces collaboratifs, ces nouveaux lieux pourraient dans les 5 prochaines années représenter jusqu’à 20 % des espaces de bureau en France. Comment aménager votre propre espace collaboratif au sein de votre entreprise, c’est ce que nous allons voir dans cet article.

 

aménager son coworking

 

(Source : https://gladys.com/fr)

L’espace doit être pensé en termes d’usages

Le « tout cloisonné » comme les « open space » ont montré leurs limites, désormais les espaces de travail sont repensés pour favoriser le bien-être des salariés et accroitre leur productivité. Suivant le type de tâche qu’il aura à accomplir, un salarié n’aura pas les mêmes besoins en termes de mobilier et d’agencement de bureau.

C’est pourquoi il est important, avant de concevoir son espace collaboratif, de consulter en amont les usagers afin de créer un lieu qui réponde aux besoins de chacun.
– Quels salariés pourraient occuper ce lieu ?
– Pour quels types d’objectifs ou de projets ?
– Quelles seraient la durée et la fréquence d’occupation d’un tel lieu ?
– Quels sont les besoins en matériels ?

stat sur les coworkings

(Source : Twitter AEQUATIO V. Berthet‏ @AequatioValBert 29 mai 2017)

Des espaces ouverts pour le travail collaboratif

Pour les réunions informelles, brainstorming ou travaux en mode projet, des espaces ouverts favorisent les échanges et la créativité. En respectant bien entendu la charte graphique de l’entreprise, vous pouvez imaginer des lieux confortables et esthétiquement inspirants pour dégager une image d’ouverture, de créativité et d’innovation. Personnalisez certains éléments pour agencer l’espace « comme à la maison » avec des canapés, poufs, lampes, décoration murale, etc., qui réchauffent l’atmosphère tout en conservant une ambiance studieuse et propice au travail.Veillez également à ce que le mobilier choisi réponde aux attentes des collaborateurs, car ce sont eux qui vont faire vivre le lieu. Les espaces de coworking ont besoin d’un type de mobilier bien spécifique. En effet, celui-ci doit tout d’abord être modulable. La modularité d’un espace permettra aux coworkers d’échanger facilement lorsqu’ils le souhaitent et de retrouver plus d’intimité et de concentration quand ils en ont besoin. De plus, un tel mobilier vous permettra de modifier aisément la fonction de vos espaces. Enfin, une telle flexibilité vous aidera à être réactif face à la demande de vos coworkers.

Comme nous l’avons déjà évoqué au cours des précédents paragraphes, le bruit constitue la nuisance principale des coworkings. Il peut donc être nécessaire d’investir dans certains aménagements qui permettent de le réduire. Afin d’éviter les dérangements et de garantir la confidentialité des projets des coworkers vous pouvez vous procurer des panneaux ou cloisons acoustiques, des phones box et même des fauteuils insonorisants. Les technologies dans ce domaine sont nombreuses et le choix est vaste.

Il est nécessaire de mettre à disposition de tous des rangements faciles à déplacer et sécurisés ou des armoires à intégrer dans l’aménagement général. Trouvez le juste milieu entre des meubles très design ou trop « brocante », tentez de faire cohabiter des meubles classiques avec des éléments de décoration plus osés. Quant aux chaises, privilégiez le confort. Prenez le temps de les tester pour faire un choix judicieux entre chaises et fauteuils, entre design et praticité. Enfin, végétalisez votre espace ! Tout le monde respirera mieux…

(Source : https://www.remixcoworking.com/espace-de-coworking-75008-75009-16b/)

Des work box ou cabines acoustiques pour les travaux de concentration

Le bruit constitue la nuisance principale des coworkings. Il peut donc être nécessaire d’investir dans certains aménagements. Pour les travaux individuels ou en petit comité qui demandent calme et concentration, des espaces intimistes permettent de s’isoler du bruit tout en faisant office de bureau pour d’autres collaborateurs internes ou externes à l’entreprise. Ces postes tournants ne sont plus attributifs mais disposent de tout l’équipement nécessaire pour favoriser la mobilité et la flexibilité des collaborateurs.Vous pouvez opter pour des panneaux ou cloisons acoustiques, des phones box et même des fauteuils insonorisants. Les technologies dans ce domaine sont nombreuses et le choix est vaste.

(Source : http://www.immobilier-resolutions.com/le-flex-office-la-reponse-de-bouygues-telecom-a-la-montee-du-travail-collaboratif/)

(Source : http://www.culture.gouv.fr/Actualites/Atelier-d-innovations-culturelles-par-equipe-dans-les-salons-du-ministere-transformes-en-espace-de-travail-collaboratif)

Des espaces de convivialité pour se détendre et favoriser les échanges informels

Toujours dans un souci de d’améliorer le bien-être des collaborateurs, il est important de prévoir des espaces dédiés aux activités para-professionnelles mais tout aussi essentielles à leur productivité. Qu’il s’agisse d’une salle de sport, d’une zone de détente pour faire une sieste, d’une cuisine ou encore d’une salle de jeux… ces lieux informels permettent non seulement de décompresser mais aussi de développer les interactions entre les collaborateurs de manière décontractée sans contrainte de hiérarchie. Multiplier les occasions de rencontres entre collaborateurs quelle que soit leur fonction ou leur position dans l’entreprise ne peut que renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté et accroître le niveau d’engagement des salariés.

Animer le lieu pour maintenir la communauté soudée

Il ne suffit pas de réunir des collaborateurs dans un même espace pour réussir une expérience de coworking. Encore faut-il instaurer des règles communes, faciliter la communication via les réseaux sociaux et proposer un programme d’animations. De plus en plus d’entreprise font appel à une nouvelle catégorie de manager en charge de gérer et d’animer les espaces collaboratifs pour assurer la cohésion du groupe et prévenir d’éventuels conflits internes.

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