L'ascesa degli strumenti digitali e il lungo periodo di confinamento tra il 2020 e il 2021 hanno cambiato profondamente le nostre abitudini e ladisposizione dei nostri spazi di lavoro. Il risultato è un ripensamento del nostro rapporto con l'ufficio comespazio di lavoro fisso, della sua utilità e della forma che dovrebbe assumere. In un momento in cui molte aziende cercano di convincere i propri dipendenti a rientrare in sede, molti di loro rispondono con un maggiore bisogno di flessibilità dopo molte settimane di lavoro da casa. Ma l'avvento del telelavoro e la democratizzazione della mobilità professionale hanno reso l'ufficio obsoleto? Niente di meno certo. Anche oggi l 'ufficio rimane essenziale per i dipendenti e per l'azienda, ed è ancora il suo centro nevralgico. Ecco perché.
Per i vostri dipendenti è più facile socializzare sul posto di lavoro
Gli esseri umani sono tali da non poter prosperare senza relazioni sociali, senza connettersi con gli altri. Certo, gli strumenti digitali hanno facilitato la comunicazione a distanza, consentendo di continuare a svolgere la maggior parte delle attività senza interruzioni, anche in tempi di crisi sanitaria. Tuttavia, non potranno mai sostituire le discussioni faccia a faccia che danno origine a emozioni condivise. È attraverso un contatto regolare che sviluppiamo la fiducia reciproca, il sostegno reciproco e la generosità verso l'altro. Non sorprende che le persone isolate e prive di interazione sociale siano più inclini a comportarsi in modo indifferente o a diffidare degli altri. Per le aziende, come per qualsiasi organizzazione umana, è quindi fondamentalecreare un luogo in cui i dipendenti possano incontrarsi, lavorare fianco a fianco e socializzare.
L'ufficio sarà sempre il luogo in cui si costruisce la cultura aziendale
Cultura aziendale è un termine spesso utilizzato, ma cosa significa veramente? Una buona cultura aziendale è quella che motiva i dipendenti e li fa sentire parte di qualcosa di più grande. È possibile costruirla all'interno dell'azienda attraverso attività di team-building ed eventi sociali regolari, in cui i dipendenti possono interagire a livello personale. Oltre a rafforzare lo spirito di squadra, questo è un modo eccellente per mantenere una buona atmosfera al lavoro. Anche gli incontri faccia a faccia sono essenziali per consentire al datore di lavoro di conoscere i propri dipendenti e capire le loro esigenze. Più conoscete i vostri dipendenti, più sarà facile creare un ambiente di lavoro in cui si sentano a proprio agio e apprezzati.
L'ufficio è il luogo dove tenere riunioni importanti
Grazie agli strumenti digitali e ai software di collaborazione, è possibile condurre la maggior parte delle riunioni in remoto, ma ci sono alcuni scenari in cui le riunioni faccia a faccia sono ancora l'opzione migliore. Se volete che i vostri dipendenti siano pienamente presenti a una riunione, è meglio tenerla di persona. La pressione di apparire coinvolti in ciò che accade intorno a voi vi aiuterà a rimanere concentrati. Inoltre, diversi studi dimostrano che prendere appunti a mano è più efficace che scrivere al computer. Potrete vedere le espressioni facciali dei vostri colleghi, il che vi aiuterà a valutare le loro reazioni quando presenterete idee e proposte.
Se dovete tenere una riunione durante la quale state negoziando o finalizzando un accordo importante, è essenziale incontrarsi fisicamente. L'allestimento di sale riunioni dedicate , preferibilmente separate dall'open space, vi aiuterà a stabilire un quadro formale attorno a questi momenti importanti per la vostra azienda.
Andare in ufficio significa separare meglio lavoro e vita privata
Molti telelavoratori hanno approfittato del fatto di essere a casa per occuparsi di altre necessità durante la giornata lavorativa. Se da un lato questo modo di lavorare può dare la sensazione di essere più produttivo e di poter gestire più compiti contemporaneamente eliminando gli intermediari (il viaggio verso il lavoro, la pausa caffè con i colleghi, ecc.), dall'altro ha lo svantaggio di rendere gradualmente meno netto il confine tra la sfera professionale e quella privata.
Con il telelavoro, infatti, la casa non è più solo uno spazio di vita personale, ma diventa anche uno spazio di lavoro a tutti gli effetti. Mentre in passato tutti i dipendenti smettevano di lavorare quando l'ufficio chiudeva, oggi i telelavoratori possono essere tentati di continuare a svolgere determinate mansioni fino a tardi. Questo rende più difficile staccare dal lavoro e fare delle pause, il che può portare a stress e stanchezza cronica. Allo stesso modo, andare in ufficio permette anche di fare un passo indietro rispetto alla vita di casa, di schiarirsi le idee e di incontrare altre persone. Per tutti questi motivi, avere un posto di lavoro fuori casa aiuta a stabilire meglio questa separazione tra lavoro e casa, che rimane essenziale per il benessere dei dipendenti.
Un ufficio ben progettato stimola la creatività e la produttività dei dipendenti
L'ufficio è il cuore dell'azienda e deve essere progettato per mantenere i dipendenti motivati, creativi e produttivi. È stato infatti dimostrato che la presenza di colleghi intorno a sé, anche quando non lavorano allo stesso progetto, aiuta a ritrovare e mantenere la motivazione per quello che si sta facendo. Il risultato è una migliore concentrazione e un effetto virtuoso sulla produttività complessiva dell'azienda. Ma per ottenere i migliori risultati, la disposizione dell'ufficio deve essere progettata in modo da soddisfare questi obiettivi.
Per mantenere la concentrazione dei dipendenti e per farli interagire tra loro, è importante prevedere spazi aperti, come gli uffici open space, ma anche aree più chiuse per il lavoro individuale o per le riunioni importanti. Dovreste anche pensare di creare delle aree relax, in modo che i vostri dipendenti possano riunirsi per le pause e le discussioni informali, che sono parte integrante della vita in ufficio. Non dimenticate che glispazi di lavoro di oggi devono essereprogettati per soddisfare le aspettative delle nuove generazioni, che chiedono maggiore flessibilità, libertà organizzativa e benessere in ufficio. Se avete un ufficio di piccole dimensioni e avete bisogno di idee per riorganizzarlo, vi consigliamo di considerare ilayout degli uffici flessibili, che consentono ai dipendenti di cambiare spazio a piacimento in base alle loro mansioni.
Ora conoscete tutti i motivi per cui l'ufficio rimane essenziale per i vostri dipendenti. Tuttavia, la sfida è ora quella di garantire che lo spazio rimanga attraente per coloro che lo occupano, al fine di mantenere in vita l'azienda. A tal fine, è fondamentale scegliere un layout che soddisfi le esigenze dei dipendenti. È anche un ottimo modo per favorire una buona atmosfera sul posto di lavoro e un buon livello di benessere in ufficio.