flex office
agencement espace bureau

Quels sont les atouts de l’aménagement Flex Office ?

D’après une étude de BearingPoint, 40 % des postes de travail seraient aujourd’hui quotidiennement inoccupés (contre seulement 20 %il y a quelques années). Avec le développement du digital en entreprise, c’est non seulement le rapport au travail qui évolue mais aussi ses espaces consacrés, désormais repensés pour proposer des structures plus ouvertes, efficaces et rentables. Et si l’entreprise n’attribuait plus de bureau fixe à ses salariés ? C’est le principe du flex office, véritable révolution dans le monde du travail et qui connaît un vif succès aussi bien auprès des grands groupes que des start-ups ou des PME. Réduction des coûts immobiliers, flexibilité, bien-être et productivité des salariés, attractivité de l’entreprise, renforcement du travail collaboratif… Les atouts du flex office sont nombreux mais quelques précautions s’imposent pour réussir la transition entre un aménagement espace de travail classique et aménagement de bureau flex office.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le Flex office (ou desk sharing) est une nouvelle conception des espaces de travail pour les salariés.
Dans une configuration classique, le salarié travaille à un poste qui lui est exclusivement attribué, que ce soit dans un bureau fermé ou en aménagement open space.

Dans une configuration flex office, l’aménagement des espaces de travail est repensé en fonction des usages. Le salarié n’a plus de poste de travail attitré mais peut se rendre dans différentes zones spécialement conçues pour chaque type d’activité : brainstorming, appels clients, travail individuel nécessitant de la concentration, réunions etc. Les bureaux sont ainsi partagés entre les salariés et les différents espaces de travail – salons de travail, salles de réunions connectées, phone box…, sont pensés pour permettre aux collaborateurs de travailler dans des conditions optimales.

exemple flex office bureaux danone
Bureaux Danone – Boulevard Haussman à Paris

Comment cela se traduit concrètement ?

Dans le cadre d’un aménagement de bureau en flex office, le salarié choisit le lieu de travail le plus adapté en fonction de ses tâches, de ses objectifs et du moment de la journée.
Par exemple, il peut décider d’opter pour du télétravail (à la maison ou dans des espaces de coworking extérieurs), puisqu’il dispose de tout le matériel nécessaire à un travail à l’extérieur de l’entreprise.

Il peut aussi décider de rester dans les locaux et choisir un bureau libre connecté. Une fois sa tâche terminée, il lui suffit de libérer le poste, de stocker ses affaires dans un casier attitré (type de rangement très utilisé dans le flex office) afin de rendre le bureau disponible pour un autre salarié.
Suite à cela, il ira chercher un autre espace de travail, éventuellement plus collaboratif. Ils sont également proposés aux salariés pour favoriser le travail en équipe sur différents projets.

Exemple d’aménagement flex office chez Axa
Exemple d’aménagement flex office chez Axa – Tour de la Défense

Des avantages aussi bien pour les salariés que pour les entreprises

Ce n’est pas un hasard si des entreprises comme Axa, Engie, Bouygues, Microsoft, BNP Paribas ou encore Danone ont franchi le pas du flex office. Les avantages sont multiples et profitent aussi bien aux salariés qu’à l’entreprise.

Bureaux Les Dunes flex office
Bureaux Les Dunes – Société Générale à Fontenay-sous-Bois

Une amélioration du bien-être et de la productivité des salariés

D’après une étude menée en 2018 par Polycom sur les comportements liés au travail mobile dans le monde, il apparaît qu’une large majorité de salariés toutes générations confondues, considère que le travail mobile permet de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Cela induit par conséquent une meilleure qualité de vie au travail (QVT).

Par ailleurs, d’après le baromètre du bonheur au travail, il ressort qu’un salarié sur deux n’est pas heureux dans son activité professionnelle. Parmi les critères déterminants du bien-être au travail, on retrouve la reconnaissance, l’autonomie et les relations entre collaborateurs. L’aménagement de l’espace de travail en flex office répond précisément à ces critères en offrant au salarié la liberté de choisir son lieu de travail de manière autonome. A ce titre, l’entreprise montre qu’elle est flexible et sait s’adapter aux besoins de ses salariés. On passe d’un management basé sur le contrôle permanent à un management basé sur la confiance et l’autonomie des collaborateurs.
Par conséquent, les salariés se sentent plus motivés et plus engagés dans leur travail, améliorant naturellement leur productivité.
De plus, l’aménagement espace bureaux en flex office favorise les échanges et resserrent les liens entre les collaborateurs, ce qui favorise la cohésion de groupe et améliore le travail d’équipe.

Exemple de Quiet Room
Exemple de Quiet Room

Un concept qui renforce l’attractivité de l’entreprise

Toute entreprise qui montre ses facultés d’adaptation au monde du travail apparaît comme étant plus attractive aux yeux des salariés, et particulièrement auprès des jeunes générations Y et Z (digital natives et millenials) qui accordent une importance toute particulière à l’autonomie et à l’épanouissement au travail. (cf. étude Vivavoice réalisée pour Manpower sur « les jeunes de 18 à 30 ans face à un travail en mutation »). Ainsi une entreprise dont l’aménagement de locaux est en flex office attire de jeunes diplômés en forte demande d’une activité nomade avec des lieux de travail et des horaires flexibles.

Des réductions de coûts immobiliers

En supprimant les bureaux dédiés à chaque salarié, l’aménagement intérieur de bureau en flex office permet d’optimiser les superficies et diminuer les coûts immobiliers et d’exploitation des locaux. Ces économies compensent largement les coûts des travaux d’aménagement en flex office.

Exemple d’espace de créativité
Exemple d’espace de créativité

Misez sur le dialogue pour effectuer la transition en douceur

Bien que le travail nomade séduise de plus en plus les jeunes générations, les entreprises qui souhaitent passer en aménagement flex office doivent tenir compte des possibles réticences provenant des salariés plus âgés, davantage habitués au travail sédentaire.

D’après l’étude Polycom, près de 60 % des 45-60 ans pensent que le travail mobile les incite à faire plus d’heures supplémentaires. Ils craignent également de se laisser distraire s’ils travaillent en dehors de leur bureau attitré. C’est pourquoi une concertation avec l’ensemble des salariés est nécessaire avant d’envisager de passer en mode de travail flex office. La transition doit être amorcée en douceur et avec efficacité. Le rôle des aménageurs est important dans l’accompagnement au changement : réunions de travail, focus groups sur le projet permettent d’établir des relais au sein des salariés (souvent chefs de services et représentants du personnel). Cette collaboration ouverte entre la direction, l’aménageur et les salariés permet l’adhésion et la réussite du projet final.

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